Am 28. und 29. November 2017 veranstaltete der DSAG-Arbeitskreis „Dokumentenbasierte Prozesse“ eine Tagung zum Thema „Dokumente und Workflow in S/4 HANA – Einblicke in die neue Welt“. Hierbei war eines der primären Themen die Zukunft von Adobe Forms; insbesondere in Bezug auf S/4 HANA. Dieser Blogbeitrag dient als Zusammenfassung der Erkenntnisse aus dieser DSAG-Tagung. Im Folgenden sollen zunächst mögliche Anwendungsszenarien für Adobe Forms wiederholt werden. Danach werden die unterschiedlichen Lösungen gegenübergestellt und bewertet. Abschließend wird auf ausgewählte technische Aspekte, die hinsichtlich S/4 HANA relevant sind, eingegangen.
Anwendungsszenarien
Adobe-Formulare lassen sich zunächst in Druckformulare und interaktive Formulare unterscheiden. Druckformulare sind nicht interaktiv. Die Formulare werden gerendert und können danach auf verschiedenen Medien wie bspw. Druck, Mail und Archivierung ausgegeben werden. Bei interaktiven Formularen wird zwischen online und offline unterschieden. Interaktive Online-Formulare haben einen direkten Zugriff auf das SAP-System und können so bspw. auf dynamische Wertehilfen zugreifen. Das Formular ist hierbei in Webdynpro eingebettet. Interaktive Offline-Formulare können nach Erstellung ohne Zugriff auf das SAP-System bearbeitet werden. Das PDF trägt die eingegebenen Daten in sich. Funktionen wie Wertehilfe werden statisch im Formular umgesetzt.
Anwendungsszenarien: Druckformulare, Interaktive Online-Formulare sowie Interaktive Offline-Formulare
Da der betriebswirtschaftliche Einsatz von Quantencomputern mittlerweile realistischer als das papierlose Büro einzuschätzen ist, wird das Druckszenario weiterhin eine hohe Relevanz besitzen. Im Gegensatz dazu ist der zeitgemäße Einsatz von interaktiven Formularen fraglich, weil jene Anforderungen in der Regel genauso gut oder besser mit mobilen Technologien wie z. B. SAP Fiori umgesetzt werden können. Auch wird es zukünftig keine adäquate Lösung für die Darstellung interaktiver Formulare auf mobilen Endgeräten geben. Stattdessen müssen die Formulare mit Hilfe von Tools in HTML5 konvertiert werden.
Adobe Forms vs. Forms by Adobe
SAP bietet zwei mögliche Lösungen für den Betrieb des Adobe Document Services (ADS) an. Zum einen kann der ADS wie gewohnt on-Premise verwendet werden. SAP bezeichnet diese Lösung als Adobe Forms oder Interactive Forms by Adobe (kurz: IfbA). Zum anderen kann der ADS auch als Cloud-Lösung umgesetzt werden. SAP nennt diese Lösung Forms by Adobe. Warum sich SAP hinsichtlich ihrer Trennschärfe für solch verwirrende Bezeichnungen entschieden hat, ist unklar. Welche der Lösungen eingesetzt werden können, hängt u. a. vom verwendeten ERP-System ab. Bei SAP ERP (Business Suite) und S/4 HANA on-Premise können beide Lösungen eingesetzt werden. Bei S/4 HANA Cloud können nur die Forms by Adobe verwendet werden. Das Preismodell der Cloud-Lösung Forms by Adobe folgt nicht mehr dem klassischen Lizenzmodell. Stattdessen werden Aufrufe in Abrechnungseinheiten zu je 10.000 berechnet, wobei eine Abrechnungseinheit fünf Seiten entspricht. Bei einer weiteren Seite beginnt eine neue Abrechnungseinheit.
Vergleich der SAP-Lösungen in Bezug auf die verwendbaren Formulartechnologien
Vor- und Nachteile der Cloud-Lösung
Die Cloud-Lösung hat Vor- und Nachteile, die vor der endgültigen Entscheidung hinsichtlich der Lizenzvereinbarungen, diverser Compliance-Aspekte und der aktuellen Systemlandschaft betrachtet werden sollten. Vorteil der Cloud-Lösung sind die sehr niedrigen Fixkosten. Für Forms by Adobe muss kein lokaler ADS installiert werden. Somit sinken neben dem initialen Aufwand auch wiederkehrende Aufwände wie regelmäßige Wartung und Upgrades. Zusätzlich sinken die Kosten für die entsprechende Hardware. Herausforderungen wie Sizing und Load Balancing werden über den Cloudservice gelöst. Zudem ist der ADS immer auf dem aktuellen Stand. Ein Nachteil dieser Lösung ist allerdings die Abgabe der Hoheit über den Druckprozess. Ferner verlassen die Kundendaten das innerbetriebliche System, wenn das Formular auf einem externen Server gerendert wird. Durch das neue Preismodell werden die ADS-Aufrufe flexibel berechnet. Somit wird jeder ADS-Aufruf aus jedem System (Entwicklung, Test, Qualität oder Produktiv) in Rechnung gestellt; egal ob physischer Ausdruck oder Druckvorschau. Eine weitere Herausforderung können Massendruckszenarien sein. Hier kann neben der Cloud auch das zugrundeliegende Netzwerk ein Flaschenhals darstellen.
Wann ist SAPscript endlich tot?
Vor mehr als zwei Jahren prophezeiten wir den nahen Tod von SAPscript, da wir uns auf das angekündigte Support-Ende dieser Technologie seitens SAP verließen. Diese Prophezeiung hat sich mittlerweile leider als falsch erwiesen. Alle ERP-Lösungen, sei es die SAP Business Suite oder S/4, lassen SAPscript und Smartforms im Legacy-Modus zu. SAP nennt nun nicht mehr ein konkretes Datum und garantiert stattdessen die Wartung von SAPscript und Smartforms solange es die Business Suite gibt. Somit ist ein nahes Ende von SAPscript sehr unwahrscheinlich.
Symbolbild
Livecycle Designer
Derzeit ist gemäß SAP keine neue Version des Livecycle Designers geplant, allerdings verweist die Roadmap auf eine Erweiterung im Jahr 2019. Wie die aktuelle Version des Livecycle Designers heruntergeladen werden kann, wird hier erläutert. Auf der DSAG-Tagung wurde auf Anfrage erklärt, dass der Livecycle Designer nun in Eclipse verwendet werden kann. Kollegen berichteten zuvor von unterschiedlichen Problemen wie bspw. Abstürzen. Um die Tauglichkeit des Livecycle Designers in Eclipse zu überprüfen, wäre daher eine Validierung z. B. in Form eines Erfahrungsberichts notwendig.
Fragmente
Fragmente sind als globale Teilformulare zu verstehen, die in verschiedenen Formularen wiederverwendet werden können. Anwendungsformulare in S/4 HANA referenzieren Masterseiten als Fragmente anstatt diese direkt einzubinden. Ausnahmen bilden hierbei einige Spezialformulare, die bspw. besonders Compliance-relevant sind. Anstelle einer ABAP-Schnittstelle wird die Datenbindung bei Formularvorlagen in S/4 HANA als Gateway-Service implementiert. Die neue Technologie wird allerdings nicht im SAP ERP (Business Suite) verfügbar sein. Laut Aussage der SAP ist zum jetzigen Zeitpunkt ebenfalls nicht vorgesehen, dass kundeneigene Fragmente angelegt werden können. Inwieweit sich dies auf die Erstellung eigener Formularvorlagen auswirken wird, muss erprobt werden.
Fragment im Livecycle Designer erstellen
BRFplus – die neue Nachrichtensteuerung
Eine weitere, neue Technologie ist die Ausgabenverwaltung auf Basis von BRFplus, die als ganzheitliche Ausgabensteuerung vorherige Frameworks wie die Nachrichtensteuerung, die Druck-Workbench und das Post Processing Framework ersetzen soll. Das BRFplus-Framework selbst ist keine neue Technologie, allerdings wurde es zuvor nicht für Ausgabenverwaltung eingesetzt. Wenn anstelle der BRFplus-basierten Ausgabensteuerung die alte Nachrichtensteuerung eingesetzt werden soll, kann dies in einigen Anwendungsfällen per SAP Note implementiert werden.
Fazit
Adobe ist und bleibt die primäre Formulartechnologie in Bezug auf SAP und seine Produkte. Inwieweit sich die neue Cloud-Lösung Forms by Adobe gegenüber der on-Premise Variante Adobe Forms bzw. IFbA auf dem Markt durchsetzen wird, muss langfristig beobachtet werden. Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile, die für jeden Kunden individuell diskutiert werden müssen. Dass SAP nunmehr kein konkretes Datum für das Support-Ende von SAPscript nennt, war überraschend. S/4 HANA wäre meiner Meinung nach als technologischer Meilenstein ideal für die Abkündigung von SAPscript gewesen. Besonders freue ich mich aber auf die BRFplus-basierende Ausgabenverwaltung und die (Wieder-)Einführung von Fragmenten in SAP-Formularen.
Wie schätzen Sie die Zukunft von Adobe hinsichtlich SAP ERP (Business Suite) und S/4 HANA ein? Arbeiten Sie bereits mit BRFplus, wenn auch in einem anderen Umfeld? Denken Sie, dass sich Eclipse als ganzheitliche Entwicklungsumgebung, insbesondere in Bezug auf den Livecycle Designer, durchsetzen wird? Wenn Sie Anmerkungen, Fragen oder allgemeines Feedback haben, können Sie gerne die Kommentarfunktion unseres Blogs benutzen.
Der Beitrag Die Zukunft von Adobe Forms erschien zuerst auf mind-forms.