Das Jahr 2014 steht in der Finanzbuchhaltung ganz unter dem Zeichen der europaweiten SEPA Einführung. Dieses Projekt bringt einige Neuerungen mit sich, die auch im SAP System umgesetzt werden wollen. Konkret wird unter anderem der Lastschrift-Zahlungsverkehr umgestellt, was mehr Transparenz vor allem für den Geschäftspartner mit sich bringt.

Bis zum 01.August 2014 muss spätestens auf das neue Verfahren umgestellt werden. Die größte Änderung und eine Voraussetzung für eine korrekte Lastschrift ist dabei die Lastschriftankündigung oder Pre-Notification, welche dem Gläubiger mindestens 14 Tage vorher zugesandt werden muss. In diesem Artikel erläutere ich, wie Sie das Formular im SAP an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Voraussetzungen

Die Voraussetzung für den Druck der Lastschriftankündigung  ist, dass die SAP Note 1780941 – SEPA: Lastschriftankündigung (Prenotification) eingespielt ist. Diese ermöglicht den Zugriff auf Druckprogramm und Standardformular. Letzteres steht dann als SAPScript oder Adobe Interactive Forms Version unter dem Namen F110_DD_PRENOTIF zur Verfügung.

Das Druckprogramm für das Formular lautet RFFO_PAYM_DD_PRENOTIF.

Anpassung des Formulars

Ist die Note oder das zugehörige Support Package eingespielt, kann das Formular angepasst werden. Möchte Sie das Adobe Formular nutzen geschieht dies in der Transaktion SFP, denkbar wäre hier z.B. ein neues Logo, um dem CI Rechnung zu tragen. Mein Kollege Armin Kern hat diesen Vorgang in dem Artikel Dynamisches Einbinden einer Grafik in AIF/SIFbA näher erläutert.

Bei der Anpassung des Formulars an Ihre Bedürfnisse unterstützen wir Sie gerne!

Einbindung der Lastschriftankündigung in SAP

Sobald die Lastschriftankündigung angepasst ist muss sie noch im SAP eingebunden werden. Im Bereich FI kann dies normalerweise an zwei Stellen geschehen, im Customizing der SAP Referenz-IMG über die Transaktion SPRO oder direkt in der ausführenden FI-Transaktion. In diesem Fall müssen Sie letzteren Weg nutzen, um Anpassungen vorzunehmen.

In der Transaktion F110, dem Zahlungslauf, kann nach Angabe des Buchungskreises der Haken Lastschriftankündigung gesetzt werden:

Unter „Druck und Datenträger“ kann dann zu dem Programm RFFO_PAYM_DD_PRENOTIF eine Variante angegeben werden.

Sollte hier noch keine vorhanden sein, muss diese initial in der SE38 angelegt werden. Zu beachten ist hierbei, dass die Formularentscheidung für die Lastschriftankündigung in der Variante stattfindet!

Wenn Sie diese Schritte durchgeführt haben können Sie einen Zahllauf durchführen, ohne dass Zahlungsträger erstellt werden.

Nach Ablauf der Wartezeit für die Lastschriftvorankündigung, die wie oben beschrieben in der Regel 14 Tage beträgt, starten Sie das entsprechende Programm, um den eigentlichen Zahllauf zu buchen und die Zahlträger zu erstellen.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema SEPA oder Lastschriftvorankündigungen? Sind Ihre Formulare bereits für SEPA gerüstet?
Ich freue mich auf Ihr Feedback und Anregungen!

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Belege in SAP können über das externe Senden als PDF per E-Mail an Partner versendet werden. Dabei soll die E-Mail in den meisten Fällen einen Betreff und auch einen Text enthalten. Leider bietet SAP dies im Standard bei SAPscript Formularen nicht an. Dieser Beitrag erklärt, wie ein Betreff und ein Text in die E-Mail eingefügt werden können.

Interne und externe Nachrichten

Das externe Senden kann über die Nachrichtensteuerung (Transaktion NACE) für die Belege im SAP System aktiviert werden. Dabei können für die Nachrichten auch ein Titel und ein Betreff eingegeben werden.

Von diesen Daten wird jedoch nur der Titel in die E-Mail übernommen. Das liegt daran, dass im SAP System zwischen internen und externen Nachrichten unterschieden wird. Die hier angegebenen Daten sind für interne Nachrichten bestimmt, welche nur im SAP System übertragen werden. Beim Medium „externes Senden“ handelt es sich um externe Nachrichten in denen der Text aus der Nachrichtensteuerung nicht übernommen wird.

Text in der E-Mail hinzufügen

Um Texte in die E-Mail einzufügen ist eine Implementierung nötig. Bei der Verwendung von SAPscript wird der Funktionsbaustein „SO_OBJECT_SEND“ genutzt um das Formular per E-Mail zu versenden. In diesem Funktionsbaustein kann ein implizierter Erweiterungspunkt eingefügt werden. Um über diesen Erweiterungspunkt den Text in die E-Mail einzufügen, muss die Tabelle „NOTE_TEXT“ gefüllt werden. Hierbei handelt es sich um eine Tabelle vom Typ „SOLI“. Dabei kann jede Zeile der Tabelle 255 Zeichen beinhalten.

Bedingtes Einfügen

Soll der E-Mail Text nicht bei jedem Beleg eingefügt werden, muss bei der Erweiterung geprüft werden, um was für einen Beleg es sich handelt. Die Identifizierung des Belegs ist dabei abhängig von den zur Verfügung stehenden Daten und muss bei der Implementierung individuell geprüft werden.

Nun können Sie Ihre SAPscript Formulare aus dem System heraus als Email verschicken und dabei den Betreff und den Text der entsprechenden Nachricht Ihren Bedürfnissen anpassen.

Nutzen Sie auch das externe Senden? Haben Sie einen weiteren Weg um E-Mails einen Text hinzuzufügen? Bitte nutzen Sie die Kommentarfunktion für Fragen und Anregungen.

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Ein Formular als repräsentativ zu bezeichnen erscheint auf den ersten Blick fremdartig. Betrachten wir jedoch kurz die Anzahl der Bestellungen die im Durchschnitt jeden Tag ein Unternehmen verlassen, wird schnell klar: keine Broschüre, kein Anschreiben, kein anderes Schriftstück erreicht so viele Menschen, geht durch so viele Hände und wird so aufmerksam gelesen, wie eine Bestellung. Auch wenn sich diese in erster Linie an Ihre Lieferanten und Zulieferer richtet, steht Sie doch stellvertretend für Ihr Unternehmen und wird in den meisten Fällen von potentiellen Kunden bearbeitet. Ein Ausdruck der SAP Standard Formulare für diesen Bereich führt meist schnell zu der Erkenntnis, dass diese nicht als Aushängeschild geeignet sind und einen wenig professionellen Eindruck Ihres Unternehmens vermitteln.
Doch auch auf Ihre eigenen Prozesse wirkt sich die Gestaltung des Formulars aus. Übersichtliche Bestellungen die alle notwendigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung stellen beschleunigen den Einkaufsprozess enorm.

MindMEDRUCK von MINDFORMS ist das Bestellformular, dass Ihnen den gewissen Vorsprung verschafft!

• Individuell an Ihre Anforderungen angepasst
• Umsetzung in Ihrer aktuellen Formulartechnologie oder Migration auf eine neuere (bspw. SAP Interactive Forms by Adobe)
• Customizing Ihres Systems und aller betroffenen Bereiche zur reibungslosen Integration in Ihre Prozesse

Funktionen

• Bestellformular bereits mehrfach bei Kunden umgesetzt, angepasst oder neu aufgebaut
• Erfahrungswerte – wie welche Probleme angehen?
• Hintergrundwissen – welche Bereiche sind noch betroffen?

Einsatzzweck

• auf Erfahrungsschatz zurückgreifen – Fehler vermeiden
• umfassende Beratung
• Routine und daraus resultierende Sicherheit

Nutzen

• unnötige Fehler vermeiden
• von „Best-Practices“ profitieren
• schnelle Umsetzung durch routiniertes Vorgehen bei gleichzeitiger Qualitätssicherstellung

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Lösung Redesign SAP Formulare

Mit unserer Lösung Redesign SAP Formulare reduzieren sich Ihre Wartungskosten. Neue Anforderungen können schneller umgesetzt werden. Wir entschlacken Ihre Druckprogramme inklusive der Formulare und stimmen mit dem Fachbereich die noch benötigten Anforderungen ab.

Ein tragfähiges Konzept für die Zukunft. Klare Trennung von Verantwortlichkeiten. Durch die langjährige
Erfahrung können Sie auf ein breites Wissen in der Softwarearchitektur bei unseren Experten zurückgreifen.

Unsere Unterstützung für Sie

• Entwicklung neuer Formulare nach Ihren Anforderungen.
• Aufbau von Formularen nach bestehendem Vorbild – bspw. Technologiewechsel.
• Optimierung bestehender Formulare.
• Migration auf neue Technologie und gleichzeitige Optimierung durch neue Möglichkeiten aktuellerer Technologien.
• Individuelle Unterstützung Ihrer laufenden Projekte.

Wann lohnt sich das?

Formulare sind oft schon mehrere Jahre, teils Jahrzehnte im Einsatz.
Hier häufen sich die Anforderungen und die Druckprogramme haben schnell mehrere tausend Zeilen Code.
Dies erschwert die Weiterentwicklung sowie die Fehlersuche enorm. Hohe Kosten für Wartung und Support!

Um den Anforderungen in der Zukunft auch entsprechend gerecht zu werden, empfiehlt es sich, im Rahmen
des Redesign der Formulare ein Technologiewechsel durch zu führen.

Lösung Redesign SAP Formulare im Detail

Funktionen

• Formularexperten mit jahrelanger Projekterfahrung im SAP – in allen Formulartechnologien.
• Schulungen und Migrationsprojekte als Kernkompetenzen.
• Beratung und Umsetzung.

Einsatzzweck

• Erfahrungswerte, Know-how und ständige Fortbildung der mindforms Experten nutzen
• bestmögliche Optimierung durch Betreuung während aller Projektstufen.
• Know-how der gesamten mindsquare nutzen, um Schnittstellen ideal behandeln zu können.

Nutzen

• umfassende Unterstützung Ihrer Projekte im Formularumfeld.
• ein Berater vor Ort – Wissen der gesamten mindsquare im Background.
• Fokussierung auf die Kernkompetenzen Ihrer Firma – für Formulare ist gesorgt!

Warum mindforms?

Formulare sind unsere Leidenschaft. Wir beschäftigen uns täglich mit Formularen, Architekturen, Design
und können daher auf die Praxiserfahrung von vielen Projekten zurückgreifen.

Wir wissen, wie eine Architektur für Formulare aufgebaut sein muss, um Ihre langfristige IT-Strategie zu unterstützen, die
für Sie mit geringen Wartungs- und Pflegekosten verbunden ist.

Know-how ist gefragt? Wir schulen Ihre Mitarbeiter auch. Schauen Sie sich unsere Lösung: Formularschulung an.

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Texte die mit Hilfe der Transaktion SO10 angelegt wurden, können (bspw. zur Verwendung in SAPscript Formularen) über Styles formatiert werden. Diese werden hierfür über die Transaktion SE72 angelegt werden. Bei der Verwendung von SO10 Texten in einem Adobe Formular kommt es jedoch zu Problemen bei der Formatierung.
Im Textelement des Formular Kontent können nur Styles angegeben werden, die über die Transaktion SMARTSTYLES gepflegt wurden.

Bei der Migration eines SAPscript Formulars auf die Adobe Interactive Forms Technologie, kann es sinnvoll und zeitsparend sein, die bereits vorhandenen SO10 Texte aus dem alten Formular weiter zu verwenden. Um diese entsprechend formatiert in einem Adobe Formular ausgeben zu können, gibt es jedoch einen Workaround.

Step 1: SO10 Text anpassen

Zuerst legen wir in der Transaktion SMARTSTYLES einen entsprechenden Style an, der unserem gewünschten Layout entspricht (oder verwenden einen bereits vorhandenen).

Dann öffnen wir unseren Text in der SO10 und wechseln in den „alten Editor“.

Dort sieht unser Text aktuell wie folgt aus:

Nun ergänzen wir die Zeichenformate aus unserem SMARTSTYLE, auch wenn diese im aktuellen SE72 Style des SO10 Texts nicht vorhanden sind. In diesem Beispiel verwende ich das Zeichenformat „F“ für Fettdruck. Der angepasste Text sieht dann so aus:

Speichern und in den Kontext unseres Formulars wechseln.

Step 2: Kontext Element anlegen und Style wählen

Hier legen wir ein neues Textelement an.



Den Texttyp auf „Include Text“ setzen.

Und die erscheinenden Felder mit den Informationen zu unserem SO10 Text füllen.

Im Feld „Style“ geben wir den zu verwendenden SMARTSTYLE an.

Speichern und ins Layout wechseln.

Step 3: Text ins Layout einbinden

Hier legen wir ein neues Textfeld an und binden unser Kontextelement an dieses.

Um nicht nur den Text, sondern auch die Formatierung aus unserem SO10 Text bzw. dem verwendeten Style zu übernehmen, ist es wichtig, das Feldformat von „Nur Text“ auf „Rich Text“ umzustellen.

Fertig! Nun wird unser SO10 Text passend formatiert auf unserem Formular ausgegeben. Obwohl wir dem SO10 Text keinen SMARTSTYLE und unserem Adobe Form keinen SE72 Style zuordnen können, haben wir über diesen Workaround eine entsprechende Brücke gebaut, die uns zum gewünschten Ergebnis verhilft.

Vorher:

Nachher:

Haben Sie Fragen zu diesem Thema bzw. der allgemeinen Verwendung von SO10 Texten im Adobe Forms Kontext? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!

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Bereits im vorherigen Beitrag zur Übersetzung von Formularen habe ich auf die Bedeutung der Internationalisierung und die damit einhergehende Mehrsprachigkeit von Formularen hingewiesen.

Neben der Übersetzung eines Adobe Interactive Forms können Sie abseits des LCDs natürlich auch die Transaktion SO10 verwenden. Dadurch können Sie zentral die Sprachvarianten von SMARTFORMS und SAPscripts pflegen.

Voraussetzungen bei der Übersetzung von Formularen mit Textbausteinen

Wenn Sie Textbausteine als Grundlage der Internationalisierung Ihrer Formulare nehmen, dann müssen Sie diese natürlich auch verwenden. Für den Fall, dass Sie generell viel „grünes Coding“ in ihren Entwicklungen haben, müssten diese Formulare erst mit SO10 Textbausteinen überarbeitet werden. Aber auch das ist kein Hexenwerk und bedeutet lediglich ein wenig Fleißarbeit.

Welche Vorteile gibt mir die SO10?

Durch eine konsequente Verwendung der Textbausteine – abseits von Web Dynpro Entwicklungen – haben Sie eine zentrale Anlaufstation für alle Formen von Texten oder Wörtern. Sie können diese gesammelt in allen Sprachen pflegen und vor allem wiederverwenden. Sollten sich Änderungen ergeben werden diese dann auch vollautomatisch in allen davon abhängigen Formularen durchgeführt.

SO10 zur Übersetzung von Formularen – die Praxis

Gehen Sie in die SO10 und wählen den Textbaustein in der Originalsprache, also der zuerst gepflegten Sprache ihres Systems, aus. Springen Sie anschließend im Änderungsmodus in den Textbaustein.

Soweit sollte noch nichts Neues für Sie geschehen sein. Nun der kleine Kniff zum Übersetzten. Gehen Sie auf „Speichern als…“ und wählen Sie die gewünschte Zielsprache aus.

Mit „Sichern“ können Sie den Text ersetzen. Nach dem Speichern haben Sie nun einen multilingualen Textbaustein.

Auf ein paar Dinge möchte ich noch hinweisen. Versuchen Sie die Länge des Textes und die ungefähre Formatierung beizubehalten. Je nach Art der Verwendung des Textbausteines kann es sonst zu Unstimmigkeiten bei der Ausgabe in verschiedenen Sprachen führen.

Haben Sie schon Erfahrungswerte?

Haben Sie schon gute / schlechte Erfahrungen mit Übersetzungen gemacht? Haben Sie eine gute Anekdote wie Sie sich in der Sicht evtl. zu viel Arbeit gemacht haben? Vielleicht kennen Sie ja eine Methode mehrere Textbausteine parallel zu pflegen?

Teilen Sie es mir mit! Ich freue mich auf Ihr Feedback.

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Die Entwicklung von Formularen mit SAPscript ist sicherlich nicht besonders komfortabel. Nützlich bei der Entwicklung ist aber die Verwendung des Debuggers.

Aktivieren des Debuggers

Anders als der ABAP Debugger wird der Debugger für SAPscript nicht über Break-Points oder eine Anweisung wie „/h“ aktiviert. Für die Aktivierung muss die Transaktion SE71 aufgerufen werden. Über das Menü Hilfsmittel->Debugger einschalten kann der Debugger eingeschaltet werden.

Wenn nun ein SAPscript Formular ausgegeben wird, erscheint ein Fenster mit Auswahlmöglichkeiten zum Debugger.

Hier bestehen folgende Möglichkeiten:

1. Debuggen Starten
   
2. Debuggen überspringen (Debugger bleibt aktiviert, wird jedoch nicht angezeigt)
   
3. Debugger beenden
   
4. Trace ein- und ausschalten
   

Verwendung des Debuggers

Die Verwendung des Debuggers ähnelt dem ABAP Debugger. Mit F5 kann einen Schritt weitergegangen werden, mit F8 bis zum nächsten Breakpoint.

Ein Breakpoint kann gesetzt werden, indem auf die Spalte vor einer Zeile doppelt geklickt wird. Er wird durch ein Stern (*) gekennzeichnet. Die Navigation zu den vorhergehenden bzw. nachfolgenden SAPscript-Zeilen erfolgt durch die Tasten Bild auf und Bild runter.

Wichtig ist in vielen Fällen auch die Anzeige des Formularnamens oben im Debugger. Über diesen Weg kann somit schnell das betreffende Formular gefunden werden, falls der Name unbekannt ist.

Ebenfalls wie im ABAP-Debugger können Datenfelder angezeigt werden. Dafür müssen die Namen unten in der Liste eingetragen werden. Datenfelder die auf dem Formular ausgeben werden, werden hier automatisch angezeigt.

Noch ein kleiner Tipp zur Verwendung:

In manchen Fällen hält der Debugger bei der Verwendung von F8 vor dem nächsten Breakpoint ohne erkennbaren Grund an. In diesem Fall sollten alle Breakpoints vorher einmal gelöscht werden.

Was stört Sie am SAPscript Debugger und was gefällt Ihnen sehr gut daran? Vielleicht haben Sie ja auch noch ein paar kleine Tricks im Umgang mit dem Debugger die Sie uns mitteilen möchten? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

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SAPscript druckt ungewollte Leerseiten

Ein interessanter Fehler bei der Verwendung von SAPscript sind Leerseiten, die durch den Drucker ausgegeben werden, obwohl dies gar nicht erwünscht ist. Im Internet findet man häufig Fragen zu dieser Problematik. Es ist schwer dafür die Ursache zu finden. Aus der Erfahrung heraus gibt es einige Fehlerquellen die recht häufig für diesen Fehler verantwortlich sind. Einige dieser Fehlerquellen werden in diesem Beitrag vorgestellt. Es gibt sicherlich viele weitere Fehlerursachen, die Sie uns sehr gerne in den Kommentaren nennen können.

New-Page im SAPscript

Ein einfacher, aber häufiger Fehler ist eine vergessene New-Page Anweisung im SAPscript des Formulars. Für diesen Fall sollte der SAPscript Code nach dieser Anweisung durchsucht und geprüft werden, ob die Anweisung wirklich benötigt wird und an der richtigen Stelle ist. Sollte das Formular zu komplex zum Durchsuchen in der SE71 sein, so kann das Formular mit dem Report (RSTXSCRP) als Textdatei heruntergeladen und dann einfacher durchsucht werden. Achten Sie hierbei bitte auch auf eventuell eingebundene SO10 Texte.

Fenstergröße nicht passend für Seitenformat

Für jedes Formular muss ein Seitenformat angegeben werden. Ist ein Fenster größer als die Abmessungen des Seitenformats oder geht über den Rand einer Seite hinaus, so kann es ebenfalls dazu kommen, dass eine Leerseite gedruckt wird. Achten Sie daher darauf, dass die Fenster nie zu groß und immer passend positioniert sind. Für die Umrechnung der verschiedenen Längenangaben finden Sie einen Rechner auf http://de.selfhtml.org/helferlein/ptinchmm.htm.

Leerzeile nach letztem Text

Unter ungünstigen Umständen kann auch eine Leerzeile nach dem letzten Text zu einer Leerseite führen. Es sollte daher vermieden werden, am Ende eines Formulars noch einmal eine Leerzeile zu drucken.

Sonderfall Endlospapier

Bei Druckern mit Endlospapier gibt es einen Sonderfall. Hier wird je nach Drucker hinter jeden Ausdruck eine Leerseite ausgegeben, damit das Papier besser abgerissen werden kann. Sollten mehrere Druckaufträge einzeln ausgegeben werden, so sieht es danach aus, als ob jeweils eine Leerseite gedruckt wird. Dies ist allerdings nicht immer der Fall. Sie sollten versuchen ein Formular mit mehreren Seiten zu drucken. Sollte dort auch noch eine Leerseite zwischen jeder Formularseite gedruckt werden, so handelt es sich tatsächlich um einen Fehler. In den meisten Fällen wird es sich hier aber nur um den Seitenvorschub für den Abriss handeln. Einen Aufschluss über die Anzahl der gedruckten Seiten gibt auch die Transaktion SP01.

Kennen Sie dieses Problem?

Hatten Sie auch bereits mit diesem Phänomen der Leerseiten zu kämpfen? Wenn Sie es lösen konnten: Was war der Fehler? Falls Sie noch suchen: Vielleicht können wir Ihnen ja helfen? Wir freuen uns über jeden Kommentar und jede E-Mail die Sie uns zusenden.

PDF: Unser geballtes SAPscript know-how(521 KB)

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Dass es keine Versionierung bei SAPscript Formularen gibt, ist ein bekanntes Problem. Dadurch wird die Arbeit mit den Formularen um einiges schwerer, da man sich jeden Schritt vorher genau überlegen muss. Macht man einen Fehler, so ist es nicht möglich, die alte Version wieder herzustellen. Es gibt jedoch einen Report, der den Down- und Upload von SAPscript Formularen ermöglicht. Mit diesem Report ist es möglich, die Formulare vor der Bearbeitung zu sichern und sie ggf. später wieder herzustellen. Der Report unterstützt dabei nicht nur den Download von SAPscript Formularen sondern auch von SO10 Standardtexten, Stile und Gerätetypen.

Der Report

Der Report ist sehr einfach zu bedienen. Im oberen Bereich wählt man das Objekt, welches exportiert oder importiert werden soll. Anschließend wird der Modus, also Import oder Export ausgewählt.

Beim Speichern wird bereits ein Name für den Dateiname vorgeschlagen. Der vorgegebene Pfad kann noch geändert werden, da vor dem Speichern noch ein „Speichern unter“-Dialog erscheint. Es ist möglich die Objekte nur in Originalsprache oder in ausgewählten Sprachen herunterzuladen. Die Steuerung für die Sprachen erfolgt über den Abschnitt „Kontrolle der Sprachversionen“. Nach dem Speichern ist das Formular auf dem PC gesichert. Der Upload funktioniert wie der Download. Es muss lediglich der Modus auf „IMPORT“ umgestellt werden.

Es ist leider sehr umständlich jedes einzelne Formular herunterzuladen. Dies lässt sich aber durch einen eigenen Report umgehen, in dem man den Report RSTXSCRP über eine Aufzeichnung aufruft. Dies ermöglicht es alle Formulare und SO10 Texte aus einem Mandanten automatisiert herunterzuladen.

>> Unser geballtes SAPscript Know-how << (521 KB)

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Viele Firmen gehen dazu über, ihre Briefe an einem zentralen Punkt zu drucken. Dieser Punkt ist nicht immer im Land des Absenders oder des Empfängers. Bei der Aufbereitung der Adresse in SAP-Formularen wird allerdings nicht immer das Zielland mitgedruckt. Sollten Absender und Empfänger innerhalb des gleichen Landes sein, so ist es auch nicht nötig das Land zu drucken. Das SAP-System druckt nur dann das Empfängerland, wenn es sich vom Absenderland unterscheidet.

Nun kann es beispielsweise aber auch zu folgendem Szenario kommen:

Der Absender ist in Deutschland, ebenso wie der Empfänger. Somit würde das SAP-System kein Land drucken. Steht nun das Druckzentrum allerdings im Ausland, z.B. Spanien, so wird das Empfängerland benötigt.

Wie kann also der Druck des Empfängerlandes erzwungen werden?

Nicht existierendes Land sorgt für Druckausgabe des Empfängerlandes

Bei der Verwendung des Funktionsbausteins für die Adressaufbereitung gibt es den Parameter „FROMCOUNTRY“. Anhand dieses Parameters findet die Unterscheidung statt. Dort wird normalerweise das eigene Land mitgegeben.

Wird an dieser Stelle allerdings ein ungültiger Länderschlüsse, wie beispielsweise „XX“ angegeben, so unterscheiden sich Absender- und Empfängerland immer und es wird bei jeder Adresse das Land angefügt.

Da die Adressaufbereitung individuell für jedes Empfängerland stattfindet, unterscheidet sich ggf. die Ausgabe der Adresse. So kann es sein, dass bei Sendungen in Europa anstatt des kompletten Landes nur ein zweistelliger Schlüssel für das Land vor der Postleitzahl gedruckt wird.

Durch diesen Trick ist es kein Problem mehr, wenn der Druck eines Briefes in einem anderen Land erfolgt als die Auslösung des Drucks. Der Brief wird nun immer im richtigen Land ankommen.

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Bekommen Sie Rechnungen aus dem Ausland, bei denen oben rechts „Original“ bzw. „Kopie“ angedruckt und teilweise sogar eine Nummerierung des Exemplars angegeben ist? Zumindest kennen Sie das übliche Kopie Kennzeichen auf Rechnungen, ob es sich um eine Kopie oder ein Original handelt. Selbstverständlich muss auch im SAP System beim Erzeugen von Rechnungen darauf geachtet werden, dass die gesetzlichen Vorschriften des jeweiligen Landes eingehalten werden. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen vorstellen, nach welcher Logik der SAP Standard (am Beispiel von SAPScript) das Kennzeichen für einen Wiederholungsdruck setzt.

SAP Standard Druckprogramm RVADIN01

Am Beispiel des SAP Standard-Druckprogramms RVADIN01 für SAPScript-Formulare und dem zugehörigen Formular RVINVOICE01 möchte ich Ihnen das übliche Verhalten erklären. Grundsätzlich gibt es auf dem Formular ein Fenster
repeat, welches entsprechend im Layout platziert ist. In diesem Fenster gibt es das Element repeat, welches bei SAPScript nur ausgegeben wird, wenn es explizit im Druckprogramm angesteuert wird. Zu der Besonderheit für Ungarn (IF-Statement im Element) kommen wir später.

Seitenfenster Repeat im Formular RVINVOICE01

Deswegen ist die zugehörige Logik im Druckprogramm zu suchen, die dieses Verhalten steuert. In der Routine form_title_print ist der entsprechende Abschnitt, der angesteuert wird, wenn das Feld
repeat den Wert „X“ hat.

Routine form_title_print im Druckprogramm RVADIN01

Das Feld repeat wird in der Routine check_repeat gesetzt, die bei jedem Aufruf des Druckprogramms einmalig aufgerufen wird. Im Prinzip wird dort in der Datenbanktabelle
NAST nach bereits verarbeiteten Nachrichten mit denselben Parametern gesucht, bei gefundenen Einträgen die Variable
repeat auf „X“ gesetzt und die Anzahl gezählt.

Routine check_repeat im Druckprogramm RVADIN01

Der eigentliche Aufbau des Formulars bzw. das Drucken der Formulare sieht wie folgt aus. In der Routine
get_data werden die Daten gelesen und die Routine check_repeat aufgerufen. Im Anschluss wird pro zu druckendes Exemplar aus der Nachricht ein Durchlauf der Schleife ausgeführt. Durch die Abfragen in Zeile 311 und Zeile 315 wird sichergestellt, dass pro Nachricht maximal einmal archiviert wird und dass auch bei Erstverarbeitung für den Beleg nur bei einem Exemplar dieser Nachricht kein Kennzeichen für Wiederholungsdruck angedruckt wird.

Formularaufruf

Optimierungspotential

Die Logik zum Aufbauen des Formulars hat Optimierungspotential. Beispielsweise können Sie beim Formularaufruf die Anzahl in der Struktur NAST (nast-anzal) so belassen. Dadurch würden im Ergebnis direkt nast-anzal Exemplare ausgegeben werden. Damit Sie trotzdem nach wie vor Original und Kopien unterscheiden können, müssten Sie für den Fall der Erstverarbeitung den Formularaufruf zwei Mal durchlaufen lassen, einmal für das Original und dann erneut mit (nast-anzal = nast-anzal – 1).

Sonderfälle

Wie bereits oben im Fenster repeat zu sehen, gibt es eine Sonderlogik für Ungarn und auch in anderen Ländern. In Ungarn werden sämtliche Exemplare durchnummeriert, was natürlich eine Sonderprogrammierung im Druckprogramm bedeutet, die durch eine eigene Routine entry_hungary realisiert ist. Ein Beispiel für eine solche Nummerierung könnte wie folgt aussehen.

Nummerierung Ungarn

Fazit

Ich hoffe ich konnte Ihnen damit das Verhalten vom SAP Standard näher bringen und Ihnen einen Einblick in mögliche Sonderfälle geben. Der SAP Standard verhält sich bei dem Einsatz von SAP Smart Forms und SAP Interactive Forms by Adobe ähnlich. Wenn Sie neue Anforderungen in dem Umfeld umsetzen möchten, oder noch nicht durch den SAP Standard erfüllte gesetzliche Vorschriften umsetzen müssen, dann wissen Sie nun, wo Sie starten können. Ich würde mich sehr über Ihre Fragen oder Kommentare freuen!

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SAPscript wurde 1980 entwickelt und ist unter den drei SAP-Formulartechnologien die Älteste. Zu den Anfängen wurde entsprechend jedes Formular, welches als Produkt vieler Geschäftsprozesse entsteht, mit SAPscript erzeugt. Mit dem SAP Basis Release 4.6C stellte die SAP ihren SAPscript-Nachfolger mit der Bezeichnung SAP Smart Forms vor. Die grafische Oberfläche bietet den Entwicklern einen leichten Zugang zu der neuen Technologie an. Alte Probleme wie die schwierige Neupositionierung von Tabellen konnte vereinfacht werden und insgesamt verringerte sich damit der Aufwand der Pflege und Erstellung von Formularen. Diese beiden Formulartechnologien basieren allerdings im Detail auf den gleichen technischen Grundlagen.

Nach der Einführung von SAP Smart Forms wurde eine strategische Partnerschaft zwischen SAP und Adobe im Bereich der Formularentwicklung geschlossen. Aus dieser Partnerschaft entstand das neue Produkt SAP Interactive Forms by Adobe (SIFbA) oder im allgemeinen Sprachgebrauch auch Adobe Interactive Forms (AIF) genannt. Dieses Produkt wirkte nun zwischen dem SAP NetWeaver und dem Adobe LiveCycle Designer. AIF basiert nicht mehr auf den technischen Grundlagen von SAPscript und stellt dadurch eine eigene Technologie dar. Als große Neuerung gibt es hier eine strikte Trennung von Businesslogik und Formularlayout. Es ist innerhalb des Formulars nun nicht mehr möglich einen Logikknoten hinzuzufügen, um im Nachhinein Felder aus der Datenbank zu lesen. Stattdessen ist es allerdings mittels FormCalc bzw. JavaScript möglich auf die bereits übergebenen Felder zuzugreifen und diese zu benutzen und zu manipulieren.

Gibt es heutzutage noch SAPscript Formulare?

Diese Frage lässt sich mit einem klarem „JA“ beantworten. Viele Unternehmen haben SAP seit Jahrzehnten im Einsatz und ihre Dokumente ursprünglich mit SAPscript erstellen lassen. Frei nach dem Motto: „Never change a running system“. Warum sollte ein Formular, welches voll funktionstüchtig und auf dem Markt etabliert ist, ersetzt werden, nur weil SAP nun eine neue Technologie herausgebracht hat? Das Know-How für diese Technologie ist in den meisten Beratungshäusern vorhanden, sodass Aktualisierungen und Fehlerbehebungen SAPscript weit getätigt werden können. Einerseits müssen Berater und Entwickler die neue Technologie anlernen und meist ist die Migration nicht durch einen Knopfdruck getätigt sondern erfordert eine komplette Neuentwicklung des Formulars in einer neuen Technologie.

Warum dann überhaupt wechseln?

Für den Wechsel von SAPscript gibt es aber auch viele gute Gründe. Betrachten wir den Pflegeaufwand für „historisch gewachsenes“ Coding. So können die Folgen einer kleinen Anpassung schnell unerwartete Nebeneffekte herbeiführen. Beispielsweise müsste bei der Änderung der Spaltenbreite in einer Tabelle die gesamte Tabelle neu berechnet werden Smart Forms und insbesondere SAP Interactive Forms by Adobe bieten die Möglichkeit der strikten Trennung von Logik und Design. In Smart Forms erstmal die Möglichkeit in dem Druckprogramm die Logik zu implementieren, alle Daten für die Druckausgabe vorzubereiten und dann im Designer nur den Andruck zu steuern. Über die Formularschnittstelle werden die Daten importiert und zur Anzeige gebracht. Smart Forms bietet allerdings auch die Möglichkeit, globale Definitionen zu tätigen. Hierdurch kann während der Formulargenerierung noch in der Initialisierung oder auch später in einzelnen Logikknoten Quellcode verarbeitet werden. Analog ist bei SIFbA eine noch striktere Trennung von Businesslogik und Formular vorgesehen. Der Entwickler hat innerhalb des Formulars nicht mehr die Möglichkeit ABAP-Code hinzuzufügen. Ein spezieller Grund für eine Migration auf die neueste Formulartechnologie von Adobe bietet die Interaktivität. In SAP Interactive Forms by Adobe ist es möglich, ein PDF zu generieren, indem beispielsweise nachträglich von Mitarbeitern Daten ausgefüllt werden können. Diese können dann gespeichert und ausgefüllt zurückgesendet werden und automatisch vom System verarbeitet werden. Diese Formulartechnologie öffnet dadurch die Tür für viele neue Geschäftsprozesse, die erst offline bearbeitet und später automatisiert prozessiert werden können.

Fazit / Ausblick

SAP selbst verkündet Smart Forms als verbesserten Nachfolger von SAPscript. Die grafische Oberfläche des Formpainters oder des LiveCycle Designers lösen die Komplexität von SAPscript komplett ab. Der Vorteil von SAPscript liegt jedoch in der Geschwindigkeit der Verarbeitung. Ein SAPscript Formular benötigt von der Formulargenerierung bis zum Ausdruck weniger Zeit als ein Smart Form oder eines SAP Interactive Forms by Adobe, welches über den ADS gesendet wird. SAPscript und Smart Forms werden aktuell von der SAP nicht weiterentwickelt. Der Fokus für die Zukunft liegt bei den SIFbA-Formularen.

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Formulare stellen den Abschluss eines Geschäftsprozesses dar und sind daher ein wesentlicher Bestandteil in jedem SAP System. Gleichzeitig sind Ihre Formulare auch eine einzigartige Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Sie zeigen ihren Kunden und Geschäftspartnern durch Formulare Ihr Corporate Identity. Auch wenn Formulare nicht Ihr Tagesgeschäft sind, so sollen sie doch neben den betriebswirtschaftlichen Daten eine ästhetische Funktion erfüllen.

Als Formularberater habe ich zunächst angefangen an einzelnen Formularen zu entwickeln und die jeweiligen Anforderungen meiner Kunden umzusetzen. Dabei ging es im Wesentlichen darum, dass der Inhalt angepasst werden sollte, um die neuen Anforderungen auf dem Formular abzubilden. Nach einiger Zeit und einigen Kunden lernte ich dann auch verschiedene Konzepte kennen, um weitere Anpassungen an Formularen modular zu gestalten. In Absprache mit den Fachabteilungen war es mir so beispielsweise möglich, Formularvarianten zu erstellen, die aus Texten bestanden, welche die Fachabteilung ohne Entwicklerhintergrund anpassen konnte. Es konnten Texte in Word geschrieben und ohne viel Formatierungsaufwand in das Formular eingebaut werden. Andere Kunden haben beispielsweise ihre Anzahl der Formulare auf ein Minimum reduziert, damit sie im Falle einer Layoutänderung alle Formulare gleichermaßen ändern. Das Risiko, alle Formulare bei Änderungen testen zu müssen, gehen Sie dabei natürlich gleichermaßen mit ein.

Jeremia Girke als Fachbereichsleiter mindforms bietet hierzu einen eintägigen Formulararchitektur-Workshop an. Dabei werden Ihre Anforderungen für wartbare Formulare aufgenommen und anschließend wird Ihre bestehende Formularlandschaft mit Ihnen gemeinsam analysiert. Ein möglicher weiterer Schritt wäre dann, dass wir Sie coachen eine passende, auf Sie abgestimmte Architektur aufzubauen, welche auch in 15 Jahren noch wartbar sein wird. Alternativ können Sie sich auch entspannt zurücklehnen, während wir Ihre Formulare warten. Sie senden dann im Rahmen eines Wartungsvertrags uns Ihre Anforderungen zu und wir setzen diese dann für Sie um!

Sollten Sie Interesse an einem Erstgespräch haben, so zögern Sie nicht, mich direkt zu kontaktieren. Unsere jahrelange Erfahrung im Bereich der Formularentwicklung hilft Ihnen zu schnellen Umsetzungszeiten bei Anpassungen in Ihrer Formularlandschaft. „Historisch gewachsen“ wird für Sie ein neues Fremdwort. Wir achten auch performante Laufzeiten beim Formulardruck. Langfristig werden sich die Wartungskosten aufgrund des geringen Pflegeaufwands minimieren!

Der Beitrag SAP Formularentwicklung – Modulare Konzepte erschien zuerst auf mind-forms.

Im digitalen Zeitalter spielt die Dokumenten- und Datenarchivierung immer noch eine sehr wichtige Rolle. Vom Gesetz her ist jedes Unternehmen verpflichtet, seine Daten, Formulare und Dokumente eine gewisse Zeit zu speichern. Ohne eine Archivierung kann es schnell dazu kommen, dass die Verwaltung im Bereich der Speicherauslastung und Performance höhere Budgetierung verlangt. Wie kann das minimiert werden?

Sie nutzen in ihrem Geschäftsumfeld SAP und möchten ihre Tabelleninhalten, SAPScript, SmartForms und Adobe Interactive Forms gesetzeskonform archivieren, wissen aber nicht wie Sie eine Archivierung implementieren und was Sie beachten müssen?

Gern halten wir einen Workshop bei Ihnen und gehen auf wichtige Aspekte der Archivierung ein. Ein wichtiger Punkt in der Dokumenten- und Datenarchivierung ist die Zeit, die die jeweiligen Daten im Unternehmen verweilen müssen. Diese Verweildauer ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben und wird unter Umständen während einer Wirtschaftsprüfung kontrolliert. Weiterhin beantworten wir die Frage der Funktionsweise der Archivierung, welche Arten es gibt und welche bei Ihnen eingesetzt werden kann.

Folgende Fragen werden wir mit unserem Workshop beantworten:

• Was ist Archivierung?
• Was muss Gesetzlich beachtet werden?
• Was möchte ich archivieren?
• Welche Möglichkeiten zur Archivierung gibt es?
• Welche Bedingungen muss ich erfüllen?

Zusätzlich wird in unserem Workshop gezeigt, wie ein automatisches Archivierungsszenario funktioniert und erstellt wird. Dabei erhalten Sie eine Checkliste mit der Sie die entsprechenden Szenarios selbständig erstellen können.

Rahmenbedingungen zum Workshop:

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.

Der Beitrag Workshop – Dokumenten- & Datenarchivierung in Ihrem SAP Umfeld erschien zuerst auf mind-forms.

Auf einen Blick:

2-Tages-Schulung | 09.00 Uhr bis 18.00 Uhr
Teilnahmegebühr: je Teilnehmer
Noch freie Plätze verfügbar
Hinweis: Schulungen bei uns vor Ort finden immer ab einer Teilnehmerzahl von 5 Personen statt.

Schwerpunkte der Schulung:

• Architektur SAPscript: Aufbau, Kommunikation sowie Unterschiede zu Smartforms / Adobe Forms
• Einstieg SAPscript: Entwicklungsoberfläche, Druckprogramm finden, Fehleranalyse etc.
• Beispiel-Formular umsetzen: Praxis sammeln anhand eines Rechnungsformulars
• Best Practices: Debugging, Fußzeilen, Logos, Übersetzungen, Do’s und Don’ts
• Troubleshooting: Lösungsansätze für Herausforderungen der Teilnehmer

Detailbeschreibung: SAPscript Schulung

Stehen Sie vor unbekannten Problemen mit SAPscript? Haben Sie bewährtes Knowhow langjähriger Kollegen verloren und müssen Ihre Formulare warten?
Die Pflege und Wartung Ihrer SAPscript-Formulare bereitet Ihnen Probleme?
Sie möchten wissen, wie Sie jetzt konkret den Einstieg in SAPscript schaffen?

In zwei Tagen erhalten Sie unser komprimiertes Knowhow zu SAPscript aus vielen Beratungsjahren, für dessen Aneignung Sie im Selbststudium mehrere Jahre brauchen würden.
Dabei werden sowohl fachliche als auch technische Themen behandelt.
Profitieren Sie hierbei von einem großen Fundus an Best-Practice-Lösungen.
Als Teilnehmer sind Sie eingeladen, eigene Herausforderungen einzubringen, für die dann konkrete Lösungsansätze erarbeitet werden.

Diese Schulung richtet sich an Entwickler, Fachbereichs- und IT-Leiter. Ziel der Schulung ist der Einstieg in die Technologie SAPscript.
Die Schulungsinhalte werden so abgestimmt, dass die Erwartungen jedes Teilnehmers berücksichtigt werden und er Lösungsansätze für seine individuellen Herausforderungen erhält.

Tag 1 – Grundlagen sowie Einstieg

Block 1 – Ihre Herausforderungen

Vorstellungsrunde und Sammlung Ihrer Fragestellungen. Sie berichten von Ihrem dringendsten Problem oder Ihrer aktuellen Herausforderung, vor der Sie gerade stehen.

Block 2 – Einstieg SAPscript

Sie erfahren, wie sich die Technologie in Ihren aktuellen Systemen verwenden lässt, welche Vorteile sie liefert, was für Sie vor einer Einführung berücksichtigen müssen und wo es zu Schwierigkeiten kommen kann.

• Was ist SAPscript?
• Welche Unterschiede in der Verarbeitung bestehen zu Smartforms und Adobe Forms?
• Quick Wins: Best Practices zu SAPscript: Worauf muss ich achten und was sollte ich nicht tun?

Block 3 – Einstieg Entwicklungsoberfläche

In diesem Block lernen Sie die wichtigsten Entwicklungselemente kennen.

• Die Transaktion SE71
• Formulare erstellen
• Wo finde ich was?
• Welche weiteren Transaktionen brauche ich?

Block 4 – Praktische Anwendung: Ihr erstes SAPscript-Formular

In diesem Block dürfen Sie selbst ein einfaches SAPscript-Formular umsetzen.

• Kennenlernen der Oberfläche
• Anlegen eines Formulars und Textbausteine
• Anwendung der bisher gelernten Inhalte
• Verstehen der Zusammenhänge

Tag 2 – Druckformular Rechnung mit SAPscript und Einbindung ins ABAP

Block 1 – Wiederholung des Vortags

• Kurzwiederholung des Vortags und Beantwortung offener Fragen
• Aufnahme neuer Fragen oder Herausforderungen, die sich aus dem Vortag ergeben haben

Block 2 – Fehleranalyse und Troubleshooting

 In diesem Block lernen Sie, wie Sie Fehler schnell eingrenzen und effektiv ihre Ursache finden.

• Debugging im SAPscript-Kontext
• Tracen
• Template der SAP: Vorteile/Nachteile
• Fehleranalyse Template-Formulare der SAP

Block 3 – Praktische Anwendung der Theorie

Sie erfahren, wie Sie ein SAPscript-Formular in der Praxis Schritt für Schritt umsetzen können. Anhand eines Rechnungsformulars können Sie das erworbene Wissen an einem praktischen Beispiel selbst anwenden.

• Customizing-Einstellungen finden
• Nachrichtensteuerung Schnelleinstieg
• Do’s and Don‘ts bei der Umstellung
• Konkrete Umsetzung von Footer, Logo und Texten
• Einlesen in bestehende SAPscript-Formulare

Block 4 – Ihre Herausforderung

Hier nehmen wir nun die offenen Herausforderungen aller Teilnehmer und gehen einmal gemeinsam die Lösungsansätze für diese durch.

Block 5 – Ergebnisse

• Konsolidierung der Ergebnisse der Schulung
• Planung der weiteren Vorgehensweise

Auf einen Blick:

2-Tages-Schulung | 09.00 Uhr bis 18.00 Uhr
Nächste Termine: 10.02.17, Bielefeld
Nächste Termine: 16.02.17, Bielefeld
Teilnahmegebühr: je Teilnehmer
Noch freie Plätze verfügbar
Hinweis: Schulungen bei uns vor Ort finden immer ab einer Teilnehmerzahl von 5 Personen statt.

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Ausgangssituation

Möchten Sie auf Ihrem Formular einen zweidimensionalen Barcode (QR-Code) in SAP ausgeben? Haben Sie noch ein Formular, welches auf SAPscript und Smartforms basiert? Im Gegensatz zu Adobe Forms ist es bei den beiden älteren Technologien nicht möglich, Barcodes direkt als ein eigenes Element in das gewünschte Formular einzubinden. In manchen Fällen ist das aber die einzige Lösung, wenn beispielsweise eine Migration auf Adobe Forms nicht möglich ist oder aktuell nicht erwünscht wird.

Die Verbreitung von QR-Codes hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. In einigen Branchen werden diese vorausgesetzt, damit die Informationsübertragung beschleunigt wird. Leider bieten weder SAPscript noch Smartforms initial die Möglichkeit, ein Formular mit QR-Code darzustellen. Dennoch müssen Sie nicht auf QR-Codes in Ihrem Formular verzichten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen beliebigen QR-Code auch in SAPscript und Smartforms einbinden können.

Unsere Lösung: QR-Code in SAPscript und Smartforms

Für die Darstellung von QR-Code muss dieser zunächst aufbereitet werden. Wir können uns darum, dass die Aufbereitung des QR-Codes in Ihrem Formular funktioniert. Gegebenfalls muss auch der Drucker noch für die Ausgabe von QR-Codes vorbereitet werden. Die Anpassung kann sich je nach Druckerart und -hersteller unterscheiden. Auch hier finden wir gemeinsamen mit Ihnen eine Lösung, damit sie die SAPscript- bzw. Smartforms-Formulare inklusive den QR-Codes ausgeben können.

Ihr Nutzen

Sie müssen sich keine Gedanken um die Darstellung von QR-Codes mehr kümmern. Wir übernehmen die gesamte Anpassung im Formular und am Drucker. Wir bieten Ihnen diese Lösung zum Festpreis an. Damit können Sie fest kalkulieren, wie hoch Ihre Ausgaben für diese Investition sind. Dafür bekommen Sie eine Lösung, bei der wir uns um Ihr Problem mit der Anzeige und Ausgabe von QR-Codes kümmern.

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Mehrsprachige Kommunikation im Unternehmenskontext wird immer wichtiger. Wer mit internationalen Lieferanten und Dienstleistern zusammenarbeit, Standorte in verschiedenen Ländern unterhält oder seine Produkte global vertreibt, braucht in der Regel Formulare. Und das in verschiedenen Sprachen. Wie die Übersetzung effizient gelingt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Dokumente aller Art wie z. B. Anschreiben, Rechnungen und Zertifizierungen müssen für den internationalen Einsatz in mehreren Sprachen generierbar sein. Doch was machen Sie, wenn ein solches Dokument für eine andere Landesgesellschaft in einer anderen Sprache zur Verfügung gestellt werden muss? Was würde beispielsweise ein chilenischer Lagermitarbeiter mit einer deutschsprachigen Lieferbestätigung anfangen können? Das Übersetzen von Formularen gewinnt im Rahmen der Globalisierung zunehmend an Bedeutung.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass immer mehr Unternehmen Formulare übersetzen müssen. Das kann beispielsweise passieren, wenn ein bestehendes Formular für eine andere Landesgesellschaft ausgerollt wird. Das Layout wird in diesen Fällen beibehalten, jedoch sollen die Inhalte in der jeweiligen Landessprache angezeigt werden. Doch wie würden Sie diese Aufgabe angehen?

Formulare übersetzen

In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, welche Möglichkeiten Sie bei der Übersetzung von SAP Formularen haben. Dabei gehe ich auf jede Formulartechnologie ein. Somit erhalten Sie für SAPscript, Smartforms und Adobe Forms die Möglichkeit, ein bestehendes Formular in einer anderen Sprache auszugeben.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit Mehrsprachigkeit gesammelt? Hatten Sie schon Erfolge oder Probleme beim Formulare übersetzen? Berichten Sie mir doch von Ihren Erfahrungen, die Sie bisher mit fremdsprachigen Formularen sammeln konnten. Über einen Kommentar von Ihnen freue ich mich sehr.

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Ein interessanter Fehler bei der Verwendung von SAPscript sind Leerseiten in SAPscript Formularen, die durch den Drucker ausgegeben werden, obwohl dies gar nicht erwünscht ist. Im Internet findet man häufig Fragen zu dieser Problematik. Es ist schwer dafür die Ursache zu finden. Aus der Erfahrung heraus gibt es einige Fehlerquellen, die recht häufig für diesen Fehler verantwortlich sind. Einige dieser Fehlerquellen werden in diesem Beitrag vorgestellt. Es gibt sicherlich viele weitere Fehlerursachen, die Sie uns sehr gerne in den Kommentaren nennen können.

New-Page im SAPscript

Ein einfacher, aber häufiger Fehler ist eine vergessene New-Page Anweisung im SAPscript des Formulars. Für diesen Fall sollte der SAPscript Code nach dieser Anweisung durchsucht und geprüft werden, ob die Anweisung wirklich benötigt wird und an der richtigen Stelle ist. Sollte das Formular zu komplex zum Durchsuchen in der SE71 sein, so kann das Formular mit dem Report (RSTXSCRP) als Textdatei heruntergeladen und dann einfacher durchsucht werden. Achten Sie hierbei bitte auch auf eventuell eingebundene SO10 Texte.

Fenstergröße nicht passend für Seitenformat

Für jedes Formular muss ein Seitenformat angegeben werden. Ist ein Fenster größer als die Abmessungen des Seitenformats oder geht über den Rand einer Seite hinaus, so kann es ebenfalls dazu kommen, dass eine Leerseite gedruckt wird. Achten Sie daher darauf, dass die Fenster nie zu groß und immer passend positioniert sind. Für die Umrechnung der verschiedenen Längenangaben finden Sie einen Rechner auf http://de.selfhtml.org/helferlein/ptinchmm.htm.

Leerzeile nach letztem Text

Unter ungünstigen Umständen kann auch eine Leerzeile nach dem letzten Text zu einer Leerseite führen. Es sollte daher vermieden werden, am Ende eines Formulars noch einmal eine Leerzeile zu drucken.

Sonderfall Endlospapier

Bei Druckern mit Endlospapier gibt es einen Sonderfall. Hier wird je nach Drucker hinter jeden Ausdruck eine Leerseite ausgegeben, damit das Papier besser abgerissen werden kann. Sollten mehrere Druckaufträge einzeln ausgegeben werden, so sieht es danach aus, als ob jeweils eine Leerseite gedruckt wird. Dies ist allerdings nicht immer der Fall. Sie sollten versuchen ein Formular mit mehreren Seiten zu drucken. Sollte dort auch noch eine Leerseite zwischen jeder Formularseite gedruckt werden, so handelt es sich tatsächlich um einen Fehler. In den meisten Fällen wird es sich hier aber nur um den Seitenvorschub für den Abriss handeln. Einen Aufschluss über die Anzahl der gedruckten Seiten gibt auch die Transaktion SP01.

Kennen Sie dieses Problem?

Hatten Sie auch bereits mit diesem Phänomen der Leerseiten in SAPscript zu kämpfen? Wenn Sie es lösen konnten: Was war der Fehler? Falls Sie noch suchen: Vielleicht können wir Ihnen ja helfen? Wir freuen uns über jeden Kommentar und jede E-Mail die Sie uns zusenden.

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Dass es keine Versionierung bei SAPscript-Formularen gibt, ist ein bekanntes Problem. Dadurch wird die Arbeit mit den Formularen um einiges schwerer, da man sich jeden Schritt vorher genau überlegen muss. Macht man einen Fehler, so ist es nicht möglich, die alte Version wieder herzustellen. Es gibt jedoch einen Report, der den Down- und Upload von SAPscript-Formularen ermöglicht. Mit diesem Report ist es möglich, die Formulare vor der Bearbeitung zu sichern und sie ggf. später wieder herzustellen. Der Report unterstützt dabei nicht nur den SAPscript Formulardownload sondern auch von SO10-Standardtexten, Stilen und Gerätetypen.

Der Report

Der Report ist sehr einfach zu bedienen. Im oberen Bereich wählt man das Objekt, das exportiert oder importiert werden soll. Anschließend wird der Modus, also Import oder Export, ausgewählt.

Beim Speichern wird bereits ein Name für den Dateinamen vorgeschlagen. Der vorgegebene Pfad kann noch geändert werden, da vor dem Speichern noch ein „Speichern unter“-Dialog erscheint. Es ist möglich, die Objekte nur in Originalsprache oder in ausgewählten Sprachen herunterzuladen. Die Steuerung für die Sprachen erfolgt über den Abschnitt „Kontrolle der Sprachversionen“. Nach dem Speichern ist das Formular auf dem PC gesichert. Der Upload funktioniert wie der Download. Es muss lediglich der Modus auf „IMPORT“ umgestellt werden.

Fazit

Es ist leider sehr umständlich, jedes einzelne Formular herunterzuladen. Dies lässt sich aber durch einen eigenen Report umgehen, indem man den Report RSTXSCRP über eine Aufzeichnung aufruft. Dies ermöglicht es, den SAPscript Formulardownload und das Herunterladen der SO10 Teste zu automatisieren.

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Viele Firmen gehen dazu über, ihre Briefe an einem zentralen Punkt zu drucken. Dieser Punkt ist nicht immer im Land des Absenders oder des Empfängers. Die Adresse aufbereiten wird in SAP-Formularen nicht als Standard implementiert. Sollten Absender und Empfänger innerhalb des gleichen Landes sein, so ist es auch nicht nötig das Land zu drucken. Das SAP-System druckt nur dann das Empfängerland, wenn es sich vom Absenderland unterscheidet.

Nun kann es beispielsweise aber auch zu folgendem Szenario kommen:

Der Absender ist in Deutschland, ebenso wie der Empfänger. Somit würde das SAP-System kein Land drucken. Steht nun das Druckzentrum allerdings im Ausland, z. B. Spanien, so wird das Empfängerland benötigt.

Wie kann also der Druck des Empfängerlandes erzwungen werden?

Nicht existierendes Land sorgt für Druckausgabe des Empfängerlandes

Es gibt einen Funktionsbaustein, damit Sie eine Adresse aufbereiten können. Parameter „FROMCOUNTRY“. Anhand dieses Parameters findet die Unterscheidung statt. Dort wird normalerweise das eigene Land mitgegeben.

Wird an dieser Stelle allerdings ein ungültiger Länderschlüsse, wie beispielsweise „XX“ angegeben, so unterscheiden sich Absender- und Empfängerland immer und es wird bei jeder Adresse das Land angefügt.

Ergebnis

Da die Adressaufbereitung individuell für jedes Empfängerland stattfindet, unterscheidet sich ggf. die Ausgabe der Adresse. So kann es sein, dass bei Sendungen in Europa anstatt des kompletten Landes nur ein zweistelliger Schlüssel für das Land vor der Postleitzahl gedruckt wird.

Durch diesen Trick ist es kein Problem mehr, wenn der Druck eines Briefes in einem anderen Land erfolgt als die Auslösung des Drucks. Der Brief wird nun immer im richtigen Land ankommen.

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