Bekommen Sie Rechnungen aus dem Ausland, bei denen oben rechts „Original“ bzw. „Kopie“ angedruckt und teilweise sogar eine Nummerierung des Exemplars angegeben ist? Zumindest kennen Sie das übliche Kopie Kennzeichen auf Rechnungen, ob es sich um eine Kopie oder ein Original handelt. Selbstverständlich muss auch im SAP System beim Erzeugen von Rechnungen darauf geachtet werden, dass die gesetzlichen Vorschriften des jeweiligen Landes eingehalten werden. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen vorstellen, nach welcher Logik der Kopie-Kennzeichen im SAP Standard (am Beispiel von SAPScript) das Kennzeichen für einen Wiederholungsdruck setzt.

SAP Standard Druckprogramm RVADIN01

Am Beispiel des SAP Standard-Druckprogramms RVADIN01 für SAPScript-Formulare und dem zugehörigen Formular RVINVOICE01 möchte ich Ihnen das übliche Verhalten erklären. Grundsätzlich gibt es auf dem Formular ein Fenster
repeat, welches entsprechend im Layout platziert ist. In diesem Fenster gibt es das Element repeat, welches bei SAPScript nur ausgegeben wird, wenn es explizit im SAP Druckprogramm angesteuert wird. Zu der Besonderheit für Ungarn (IF-Statement im Element) kommen wir später.

Seitenfenster Repeat im Formular RVINVOICE01

Deswegen ist die zugehörige Logik im Druckprogramm zu suchen, die dieses Verhalten steuert. In der Routine form_title_print ist der entsprechende Abschnitt, der angesteuert wird, wenn das Feld repeat den Wert „X“ hat.

Routine form_title_print im Druckprogramm RVADIN01

Das Feld repeat wird in der Routine check_repeat gesetzt, die bei jedem Aufruf des Druckprogramms einmalig aufgerufen wird. Im Prinzip wird dort in der Datenbanktabelle
NAST nach bereits verarbeiteten Nachrichten mit denselben Parametern gesucht, bei gefundenen Einträgen die Variable repeat auf „X“ gesetzt und die Anzahl gezählt.

Routine check_repeat im Druckprogramm RVADIN01

Der eigentliche Aufbau des Formulars bzw. das Drucken der Formulare sieht wie folgt aus. In der Routine get_data werden die Daten gelesen und die Routine check_repeat aufgerufen. Im Anschluss wird pro zu druckendes Exemplar aus der Nachricht ein Durchlauf der Schleife ausgeführt. Durch die Abfragen in Zeile 311 und Zeile 315 wird sichergestellt, dass pro Nachricht maximal einmal archiviert wird und dass auch bei Erstverarbeitung für den Beleg nur bei einem Exemplar dieser Nachricht kein Kennzeichen für Wiederholungsdruck angedruckt wird.

Formularaufruf

Optimierungspotential der Logik der Kopie-Kennzeichen

Die Logik zum Aufbauen des Formulars hat Optimierungspotential. Beispielsweise können Sie beim Formularaufruf die Anzahl in der Struktur NAST (nast-anzal) so belassen. Dadurch würden im Ergebnis direkt nast-anzal Exemplare ausgegeben werden. Damit Sie trotzdem nach wie vor Original und Kopien unterscheiden können, müssten Sie für den Fall der Erstverarbeitung den Formularaufruf zwei Mal durchlaufen lassen, einmal für das Original und dann erneut mit (nast-anzal = nast-anzal – 1).

Sonderfälle

Wie bereits oben im Fenster repeat zu sehen, gibt es eine Sonderlogik für Ungarn und auch in anderen Ländern. In Ungarn werden sämtliche Exemplare durchnummeriert, was natürlich eine Sonderprogrammierung im Druckprogramm bedeutet, die durch eine eigene Routine entry_hungary realisiert ist. Ein Beispiel für eine solche Nummerierung könnte wie folgt aussehen.

Nummerierung Ungarn

Fazit

Ich hoffe ich konnte Ihnen die Logik der Kopie-Kennzeichen im SAP Standard näher bringen und Ihnen einen Einblick in mögliche Sonderfälle geben. Der SAP Standard verhält sich bei dem Einsatz von SAP Smart Forms und SAP Interactive Forms by Adobe ähnlich. Wenn Sie neue Anforderungen in dem Umfeld umsetzen möchten, oder noch nicht durch den SAP Standard erfüllte gesetzliche Vorschriften umsetzen müssen, dann wissen Sie nun, wo Sie starten können. Ich freue mich übeLogikr Fragen und Kommentare!

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Ausgangssituation

Im digitalen Zeitalter spielt die Dokumenten- und Datenarchivierung immer noch eine sehr wichtige Rolle. Vom Gesetz her ist jedes Unternehmen verpflichtet, seine Daten, Formulare und Dokumente eine gewisse Zeit zu speichern. Ohne eine Archivierung kann es schnell dazu kommen, dass die Verwaltung im Bereich der Speicherauslastung und Performance höhere Budgetierung verlangt. Wie kann das minimiert werden?

Sie nutzen in ihrem Geschäftsumfeld SAP und möchten ihre Tabelleninhalten, SAPScript, SmartForms und Adobe Interactive Forms gesetzeskonform archivieren, wissen aber nicht wie Sie eine Archivierung implementieren und was Sie beachten müssen?

Unser Service

Gern halten wir einen Workshop bei Ihnen und gehen auf wichtige Aspekte der Archivierung ein. Ein wichtiger Punkt in der Dokumenten- und Datenarchivierung ist die Zeit, die die jeweiligen Daten im Unternehmen verweilen müssen. Diese Verweildauer ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben und wird unter Umständen während einer Wirtschaftsprüfung kontrolliert. Weiterhin beantworten wir die Frage der Funktionsweise der Archivierung, welche Arten es gibt und welche bei Ihnen eingesetzt werden kann.

Folgende Fragen werden wir mit unserem Workshop beantworten:

• Was ist Archivierung?
• Was muss Gesetzlich beachtet werden?
• Was möchte ich archivieren?
• Welche Möglichkeiten zur Archivierung gibt es?
• Welche Bedingungen muss ich erfüllen?

Zusätzlich wird in unserem Workshop gezeigt, wie ein automatisches Archivierungsszenario funktioniert und erstellt wird. Dabei erhalten Sie eine Checkliste mit der Sie die entsprechenden Szenarios selbständig erstellen können.

Rahmenbedingungen zum Workshop:

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit.

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Auf einen Blick:

2-Tages-Schulung | 09.00 Uhr bis 18.00 Uhr
Teilnahmegebühr: je Teilnehmer
Noch freie Plätze verfügbar
Hinweis: Schulungen bei uns vor Ort finden immer ab einer Teilnehmerzahl von 5 Personen statt.

Schwerpunkte der Schulung:

• Architektur SAPscript: Aufbau, Kommunikation sowie Unterschiede zu Smartforms / Adobe Forms
• Einstieg SAPscript: Entwicklungsoberfläche, Druckprogramm finden, Fehleranalyse etc.
• Beispiel-Formular umsetzen: Praxis sammeln anhand eines Rechnungsformulars
• Best Practices: Debugging, Fußzeilen, Logos, Übersetzungen, Do’s und Don’ts
• Troubleshooting: Lösungsansätze für Herausforderungen der Teilnehmer

Detailbeschreibung: SAPscript Schulung

Stehen Sie vor unbekannten Problemen mit SAPscript? Haben Sie bewährtes Knowhow langjähriger Kollegen verloren und müssen Ihre Formulare warten?
Die Pflege und Wartung Ihrer SAPscript-Formulare bereitet Ihnen Probleme?
Sie möchten wissen, wie Sie jetzt konkret den Einstieg in SAPscript schaffen?

In zwei Tagen erhalten Sie unser komprimiertes Knowhow zu SAPscript aus vielen Beratungsjahren, für dessen Aneignung Sie im Selbststudium mehrere Jahre brauchen würden.
Dabei werden sowohl fachliche als auch technische Themen behandelt.
Profitieren Sie hierbei von einem großen Fundus an Best-Practice-Lösungen.
Als Teilnehmer sind Sie eingeladen, eigene Herausforderungen einzubringen, für die dann konkrete Lösungsansätze erarbeitet werden.

Diese Schulung richtet sich an Entwickler, Fachbereichs- und IT-Leiter. Ziel der Schulung ist der Einstieg in die Technologie SAPscript.
Die Schulungsinhalte werden so abgestimmt, dass die Erwartungen jedes Teilnehmers berücksichtigt werden und er Lösungsansätze für seine individuellen Herausforderungen erhält.

Tag 1 – Grundlagen sowie Einstieg

Block 1 – Ihre Herausforderungen

Vorstellungsrunde und Sammlung Ihrer Fragestellungen. Sie berichten von Ihrem dringendsten Problem oder Ihrer aktuellen Herausforderung, vor der Sie gerade stehen.

Block 2 – Einstieg SAPscript

Sie erfahren, wie sich die Technologie in Ihren aktuellen Systemen verwenden lässt, welche Vorteile sie liefert, was für Sie vor einer Einführung berücksichtigen müssen und wo es zu Schwierigkeiten kommen kann.

• Was ist SAPscript?
• Welche Unterschiede in der Verarbeitung bestehen zu Smartforms und Adobe Forms?
• Quick Wins: Best Practices zu SAPscript: Worauf muss ich achten und was sollte ich nicht tun?

Block 3 – Einstieg Entwicklungsoberfläche

In diesem Block lernen Sie die wichtigsten Entwicklungselemente kennen.

• Die Transaktion SE71
• Formulare erstellen
• Wo finde ich was?
• Welche weiteren Transaktionen brauche ich?

Block 4 – Praktische Anwendung: Ihr erstes SAPscript-Formular

In diesem Block dürfen Sie selbst ein einfaches SAPscript-Formular umsetzen.

• Kennenlernen der Oberfläche
• Anlegen eines Formulars und Textbausteine
• Anwendung der bisher gelernten Inhalte
• Verstehen der Zusammenhänge

Tag 2 – Druckformular Rechnung mit SAPscript und Einbindung ins ABAP

Block 1 – Wiederholung des Vortags

• Kurzwiederholung des Vortags und Beantwortung offener Fragen
• Aufnahme neuer Fragen oder Herausforderungen, die sich aus dem Vortag ergeben haben

Block 2 – Fehleranalyse und Troubleshooting

 In diesem Block lernen Sie, wie Sie Fehler schnell eingrenzen und effektiv ihre Ursache finden.

• Debugging im SAPscript-Kontext
• Tracen
• Template der SAP: Vorteile/Nachteile
• Fehleranalyse Template-Formulare der SAP

Block 3 – Praktische Anwendung der Theorie

Sie erfahren, wie Sie ein SAPscript-Formular in der Praxis Schritt für Schritt umsetzen können. Anhand eines Rechnungsformulars können Sie das erworbene Wissen an einem praktischen Beispiel selbst anwenden.

• Customizing-Einstellungen finden
• Nachrichtensteuerung Schnelleinstieg
• Do’s and Don‘ts bei der Umstellung
• Konkrete Umsetzung von Footer, Logo und Texten
• Einlesen in bestehende SAPscript-Formulare

Block 4 – Ihre Herausforderung

Hier nehmen wir nun die offenen Herausforderungen aller Teilnehmer und gehen einmal gemeinsam die Lösungsansätze für diese durch.

Block 5 – Ergebnisse

• Konsolidierung der Ergebnisse der Schulung
• Planung der weiteren Vorgehensweise

Auf einen Blick:

2-Tages-Schulung | 09.00 Uhr bis 18.00 Uhr
Nächste Termine: Auf Anfrage, Bielefeld
Teilnahmegebühr: je Teilnehmer
Noch freie Plätze verfügbar
Hinweis: Schulungen bei uns vor Ort finden immer ab einer Teilnehmerzahl von 5 Personen statt.

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Ausgangssituation

Möchten Sie auf Ihrem Formular einen zweidimensionalen Barcode (QR-Code) in SAP ausgeben? Haben Sie noch ein Formular, welches auf SAPscript und Smartforms basiert? Im Gegensatz zu Adobe Forms ist es bei den beiden älteren Technologien nicht möglich, Barcodes direkt als ein eigenes Element in das gewünschte Formular einzubinden. In manchen Fällen ist das aber die einzige Lösung, wenn beispielsweise eine Migration auf Adobe Forms nicht möglich ist oder aktuell nicht erwünscht wird.

Die Verbreitung von QR-Codes hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. In einigen Branchen werden diese vorausgesetzt, damit die Informationsübertragung beschleunigt wird. Leider bieten weder SAPscript noch Smartforms initial die Möglichkeit, ein Formular mit QR-Code darzustellen. Dennoch müssen Sie nicht auf QR-Codes in Ihrem Formular verzichten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen beliebigen QR-Code auch in SAPscript und Smartforms einbinden können.

Unsere Lösung: QR-Code in SAPscript und Smartforms

Für die Darstellung von QR-Code muss dieser zunächst aufbereitet werden. Wir können uns darum, dass die Aufbereitung des QR-Codes in Ihrem Formular funktioniert. Gegebenfalls muss auch der Drucker noch für die Ausgabe von QR-Codes vorbereitet werden. Die Anpassung kann sich je nach Druckerart und -hersteller unterscheiden. Auch hier finden wir gemeinsamen mit Ihnen eine Lösung, damit sie die SAPscript- bzw. Smartforms-Formulare inklusive den QR-Codes ausgeben können.

Ihr Nutzen

Sie müssen sich keine Gedanken um die Darstellung von QR-Codes mehr kümmern. Wir übernehmen die gesamte Anpassung im Formular und am Drucker. Wir bieten Ihnen diese Lösung zum Festpreis an. Damit können Sie fest kalkulieren, wie hoch Ihre Ausgaben für diese Investition sind. Dafür bekommen Sie eine Lösung, bei der wir uns um Ihr Problem mit der Anzeige und Ausgabe von QR-Codes kümmern.

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Mehrsprachige Kommunikation im Unternehmenskontext wird immer wichtiger. Wer mit internationalen Lieferanten und Dienstleistern zusammenarbeit, Standorte in verschiedenen Ländern unterhält oder seine Produkte global vertreibt, braucht in der Regel Formulare. Und das in verschiedenen Sprachen. Wie die Übersetzung effizient gelingt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Dokumente aller Art wie z. B. Anschreiben, Rechnungen und Zertifizierungen müssen für den internationalen Einsatz in mehreren Sprachen generierbar sein. Doch was machen Sie, wenn ein solches Dokument für eine andere Landesgesellschaft in einer anderen Sprache zur Verfügung gestellt werden muss? Was würde beispielsweise ein chilenischer Lagermitarbeiter mit einer deutschsprachigen Lieferbestätigung anfangen können? Das Übersetzen von Formularen gewinnt im Rahmen der Globalisierung zunehmend an Bedeutung.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass immer mehr Unternehmen Formulare übersetzen müssen. Das kann beispielsweise passieren, wenn ein bestehendes Formular für eine andere Landesgesellschaft ausgerollt wird. Das Layout wird in diesen Fällen beibehalten, jedoch sollen die Inhalte in der jeweiligen Landessprache angezeigt werden. Doch wie würden Sie diese Aufgabe angehen?

Formulare übersetzen

In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, welche Möglichkeiten Sie bei der Übersetzung von SAP Formularen haben. Dabei gehe ich auf jede Formulartechnologie ein. Somit erhalten Sie für SAPscript, Smartforms und Adobe Forms die Möglichkeit, ein bestehendes Formular in einer anderen Sprache auszugeben.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit Mehrsprachigkeit gesammelt? Hatten Sie schon Erfolge oder Probleme beim Formulare übersetzen? Berichten Sie mir doch von Ihren Erfahrungen, die Sie bisher mit fremdsprachigen Formularen sammeln konnten. Über einen Kommentar von Ihnen freue ich mich sehr.

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Ausgangssituation

Änderungen in SAPscript und Smart Forms lassen sich nur schwer nachvollziehen.

Führe ich eine Änderung am Layout durch und möchte diese testen, dann kann ich
im Nachhinein nicht mehr auf die alte Version zurückgreifen. Im Normalfall existiert
ein Formular über einen längeren Zeitraum, wo mehrere Personen Änderungen durchgeführt haben.

Am Ende existiert ein Formular, bei dem es schwer ist, die komplette Funktionalität zu verstehen.
Altlasten ließen sich leichter identifizieren, wenn eine Versionsverwaltung wichtige Änderungen
mitprotokollieren würde.

Eine Versionsverwaltung, die aus Reports, Klassen oder Adobe Forms bekannt ist, existiert für
SAPscript und Smartforms jedoch nicht. Bei größeren Änderungen ist das jedoch hilfreich, wenn
im Bedarfsfall auf eine ältere Version gewechselt werden kann.

Es kann gegebenenfalls sinnvoll sein, auf ältere Versionen des Formulars zuzugreifen und diese
mit dem aktuellen Stand abzugleichen. Doch wie lässt sich das umsetzen, wenn diese nicht existiert?

Unsere Lösung: Versionsverwaltung für SAPscript und Smart Forms

Wir bieten Ihnen eine Versionsverwaltung an, die Sie bereits aus anderen Transaktionen in SAP kennen.
Wir liefern diese Funktionalität für SAPscript und Smartfoms, damit Sie auch bei diesen Formulartechnologien
nicht darauf verzichten müssen. Dadurch können Sie Ihre Änderungen in Ihren Formularen leichter festhalten
und nachvollziehen.
Dabei wird das gleiche Design verwendet, das bei der Versionsverwaltung in SAP zum Einsatz kommt.

Anhand der Versionshistorie können Sie auf alle Versionen zugreifen, die vorher in der Versionsverwaltung
gesichert wurden. Anhand des Datums können Sie beispielsweise ermitteln, wann das letzte Mal größere
Änderungen durchgeführt wurden. Sie müssen sich nicht mehr darum sorgen, wie Sie auf eine ältere Version
Ihres Formulars zurückgreifen können.

Dafür ist auch keine Einarbeitung notwendig, da unsere Lösung vollständig in Ihr SAP-System eingebunden wird.

Ihre Vorteile mit der Versionsverwaltung

• Intuitive und einfache Bedienung
• Bekanntes Design aus SAP
• Einfache Verwaltung von Versionen für SAPscript und Smartforms
• Einfacher Wechsel auf ältere Versionen des Formulars möglich
• Zwischendurch gezogene Versionen sind weiterhin in der Versionshistorie abrufbar

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Überlegen Sie Ihre Formulare zukünftig mit Adobe Forms zu entwickeln oder ihre alten SAPscript Formulare auf Adobe Forms umzustellen? Hier sind 10 gute Gründe für diesen Schritt:

Mehr als 4.300 SAP Beispielformulare verfügbar (EHP 8)

Für den leichten Umstieg von 17 Jahre alten Formularen liefert SAP dem Kunden kostenfrei Beispielformulare, um einen schnellen Umstieg zu ermöglichen. Eben kurz das CI angepasst, und schon können Sie mit dem Fachbereich an der Vorlage arbeiten.

SAPScript ist schwer zu warten und nicht zeitgemäß

Die Anzahl der Zeilen Code in einem SAPScript Formular übersteigen die benötigte Anzahl Codezeilen im Adobe Forms Formular um Längen. Vor allem ist es bei SAPScript Formularen oft so, dass diese über die Jahre historisch gewachsen sind. Dadurch ist sehr alter Code enthalten, der heute gar nicht mehr genutzt wird. Codeanalysen sind daher deutlich aufwändiger und die Wartung für neue Mitarbeiter nahezu unmöglich.

Einsparung von Entwicklungskosten durch kürzere Entwicklungszeiten

Die durchschnittliche Entwicklungszeit eines Adobe Formulars ist deutlich kürzer als die eines vergleichbaren SAPScript Formulars. Durch die schnellere Entwicklungszeit können hier massiv Kosten eingespart werden. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das Thema Formulare benötigt weniger Zeit, da weniger programmiert werden muss und das Layout intuitiver ist.

WYSIWYG Editor

Das Layouting von Adobe Formularen wird im Adobe Lifecycle Designer durchgeführt. Das komplette Formularlayout kann erstellt werden ohne eine Zeile Code schreiben zu müssen. Mit Hilfe von Drag & Drop werden Änderungen am Layout deutlich erleichtert. So können auch nichttechnische Mitarbeiter das Layout anpassen.

Layout ist offline bearbeitbar

Das Layout ist aus dem SAP downloadbar und kann mit der Stand Alone Version des Adobe Lifecycle Designers offline bearbeitet werden. Dadurch ist keine ständige Verbindung zum SAP System notwendig. Bei der nächsten Möglichkeit kann dann das Formular wieder ins SAP hochgeladen und verwendet werden.

Trennung von Layout und Datenbeschaffung

Bei Adobe Formularen herrscht eine strikte Trennung von Layout und Datenbeschaffung. Die Bearbeitung des Layouts erfolgt ausschließlich im Adobe Lifecycle Designer. Die Datenbeschaffung hingegen wird vollständig in der SAP GUI durchgeführt. Dadurch kann im Layout und in der Datenbeschaffung parallel gearbeitet werden.

Das Formular kann dokumentiert werden

Zu Adobe Forms kann in SAP eine Dokumentation anlegt und abgerufen werden. Dies ist in SAPscript nicht der Fall. Eine Dokumentation in SAPscript ist nur mithilfe externer Hilfsmittel möglich.

Versionierung möglich

Bei Formularerstellungen und -änderungen ist es unvermeidbar, dass Änderungen am Layout durchgeführt werden. Da nicht immer alle Layoutänderungen den Erwartungen entsprechen, müssen manche Änderungen wieder rückgängig gemacht werden. Hierbei kann eine Versionsverwaltung unterstützen. Diese gibt es jedoch nur für Adobe Forms. Bei SAPscript hingegen kann es sehr mühselig sein, die getätigten Änderungen wieder rückgängig zu machen.

Einfache Erstellung und Änderungen von Tabellen

In SAPscript gibt es keine Hilfsmittel, die zur Erstellung von einer Tabelle hilfreich sind. Bei der Bearbeitung von Tabellen in SAPscript muss auch aufgepasst werden, dass sich dabei nicht das gesamte Layout verschiebt. Adobe Forms hingegen bietet vorgefertigte Templates, mit denen sich Tabellen einfach per Drag & Drop in das Layout ziehen lassen. Das Befüllen der Tabelle mit Daten erfolgt über die Formularschnittstelle. Deswegen muss hier nur die Schnittstelle mit neuen Daten befüllt werden, damit die Änderungen automatisch im Layout sichtbar sind.

Verwendung von Formcalc/JavaScript möglich

Adobe Forms ermöglicht die Verwendung von Formcalc/Javascript als Scriptsprache. Hierdurch können im Formular Felder abhängig von den Werten verändert werden. Auf Grund der Vielseitigkeit von Javascript ist es auch möglich, dass Nicht-Formular-Entwickler einfach Skripte für Formulare schreiben können.

Welche Probleme fallen Ihnen im Zusammenhang mit SAPscript ein? Was wäre denn bei Ihnen ein Grund, um von SAPscript weg zu wechseln? Berichten Sie doch von Ihren Problemen und erklären Sie, auf welche Probleme Sie bisher getreten sind. Gerne können Sie Ihre Erfahrungen per E-Mail oder als Kommentar unten hinterlassen.

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Am 28. und 29. November 2017 veranstaltete der DSAG-Arbeitskreis „Dokumentenbasierte Prozesse“ eine Tagung zum Thema „Dokumente und Workflow in S/4 HANA – Einblicke in die neue Welt“. Hierbei war eines der primären Themen die Zukunft von Adobe Forms; insbesondere in Bezug auf S/4 HANA. Dieser Blogbeitrag dient als Zusammenfassung der Erkenntnisse aus dieser DSAG-Tagung. Im Folgenden sollen zunächst mögliche Anwendungsszenarien für Adobe Forms wiederholt werden. Danach werden die unterschiedlichen Lösungen gegenübergestellt und bewertet. Abschließend wird auf ausgewählte technische Aspekte, die hinsichtlich S/4 HANA relevant sind, eingegangen.

Anwendungsszenarien

Adobe-Formulare lassen sich zunächst in Druckformulare und interaktive Formulare unterscheiden. Druckformulare sind nicht interaktiv. Die Formulare werden gerendert und können danach auf verschiedenen Medien wie bspw. Druck, Mail und Archivierung ausgegeben werden. Bei interaktiven Formularen wird zwischen online und offline unterschieden. Interaktive Online-Formulare haben einen direkten Zugriff auf das SAP-System und können so bspw. auf dynamische Wertehilfen zugreifen. Das Formular ist hierbei in Webdynpro eingebettet. Interaktive Offline-Formulare können nach Erstellung ohne Zugriff auf das SAP-System bearbeitet werden. Das PDF trägt die eingegebenen Daten in sich. Funktionen wie Wertehilfe werden statisch im Formular umgesetzt.

Anwendungsszenarien: Druckformulare, Interaktive Online-Formulare sowie Interaktive Offline-Formulare

Da der betriebswirtschaftliche Einsatz von Quantencomputern mittlerweile realistischer als das papierlose Büro einzuschätzen ist, wird das Druckszenario weiterhin eine hohe Relevanz besitzen. Im Gegensatz dazu ist der zeitgemäße Einsatz von interaktiven Formularen fraglich, weil jene Anforderungen in der Regel genauso gut oder besser mit mobilen Technologien wie z. B. SAP Fiori umgesetzt werden können. Auch wird es zukünftig keine adäquate Lösung für die Darstellung interaktiver Formulare auf mobilen Endgeräten geben. Stattdessen müssen die Formulare mit Hilfe von Tools in HTML5 konvertiert werden.

Adobe Forms vs. Forms by Adobe

SAP bietet zwei mögliche Lösungen für den Betrieb des Adobe Document Services (ADS) an. Zum einen kann der ADS wie gewohnt on-Premise verwendet werden. SAP bezeichnet diese Lösung als Adobe Forms oder Interactive Forms by Adobe (kurz: IfbA). Zum anderen kann der ADS auch als Cloud-Lösung umgesetzt werden. SAP nennt diese Lösung Forms by Adobe. Warum sich SAP hinsichtlich ihrer Trennschärfe für solch verwirrende Bezeichnungen entschieden hat, ist unklar. Welche der Lösungen eingesetzt werden können, hängt u. a. vom verwendeten ERP-System ab. Bei SAP ERP (Business Suite) und S/4 HANA on-Premise können beide Lösungen eingesetzt werden. Bei S/4 HANA Cloud können nur die Forms by Adobe verwendet werden. Das Preismodell der Cloud-Lösung Forms by Adobe folgt nicht mehr dem klassischen Lizenzmodell. Stattdessen werden Aufrufe in Abrechnungseinheiten zu je 10.000 berechnet, wobei eine Abrechnungseinheit fünf Seiten entspricht. Bei einer weiteren Seite beginnt eine neue Abrechnungseinheit.

Vergleich der SAP-Lösungen in Bezug auf die verwendbaren Formulartechnologien

Vor- und Nachteile der Cloud-Lösung

Die Cloud-Lösung hat Vor- und Nachteile, die vor der endgültigen Entscheidung hinsichtlich der Lizenzvereinbarungen, diverser Compliance-Aspekte und der aktuellen Systemlandschaft betrachtet werden sollten. Vorteil der Cloud-Lösung sind die sehr niedrigen Fixkosten. Für Forms by Adobe muss kein lokaler ADS installiert werden. Somit sinken neben dem initialen Aufwand auch wiederkehrende Aufwände wie regelmäßige Wartung und Upgrades. Zusätzlich sinken die Kosten für die entsprechende Hardware. Herausforderungen wie Sizing und Load Balancing werden über den Cloudservice gelöst. Zudem ist der ADS immer auf dem aktuellen Stand. Ein Nachteil dieser Lösung ist allerdings die Abgabe der Hoheit über den Druckprozess. Ferner verlassen die Kundendaten das innerbetriebliche System, wenn das Formular auf einem externen Server gerendert wird. Durch das neue Preismodell werden die ADS-Aufrufe flexibel berechnet. Somit wird jeder ADS-Aufruf aus jedem System (Entwicklung, Test, Qualität oder Produktiv) in Rechnung gestellt; egal ob physischer Ausdruck oder Druckvorschau. Eine weitere Herausforderung können Massendruckszenarien sein. Hier kann neben der Cloud auch das zugrundeliegende Netzwerk ein Flaschenhals darstellen.

Wann ist SAPscript endlich tot?

Vor mehr als zwei Jahren prophezeiten wir den nahen Tod von SAPscript, da wir uns auf das angekündigte Support-Ende dieser Technologie seitens SAP verließen. Diese Prophezeiung hat sich mittlerweile leider als falsch erwiesen. Alle ERP-Lösungen, sei es die SAP Business Suite oder S/4, lassen SAPscript und Smartforms im Legacy-Modus zu. SAP nennt nun nicht mehr ein konkretes Datum und garantiert stattdessen die Wartung von SAPscript und Smartforms solange es die Business Suite gibt. Somit ist ein nahes Ende von SAPscript sehr unwahrscheinlich.

Symbolbild

Livecycle Designer

Derzeit ist gemäß SAP keine neue Version des Livecycle Designers geplant, allerdings verweist die Roadmap auf eine Erweiterung im Jahr 2019. Wie die aktuelle Version des Livecycle Designers heruntergeladen werden kann, wird hier erläutert. Auf der DSAG-Tagung wurde auf Anfrage erklärt, dass der Livecycle Designer nun in Eclipse verwendet werden kann. Kollegen berichteten zuvor von unterschiedlichen Problemen wie bspw. Abstürzen. Um die Tauglichkeit des Livecycle Designers in Eclipse zu überprüfen, wäre daher eine Validierung z. B. in Form eines Erfahrungsberichts notwendig.

Fragmente

Fragmente sind als globale Teilformulare zu verstehen, die in verschiedenen Formularen wiederverwendet werden können. Anwendungsformulare in S/4 HANA referenzieren Masterseiten als Fragmente anstatt diese direkt einzubinden. Ausnahmen bilden hierbei einige Spezialformulare, die bspw. besonders Compliance-relevant sind. Anstelle einer ABAP-Schnittstelle wird die Datenbindung bei Formularvorlagen in S/4 HANA als Gateway-Service implementiert. Die neue Technologie wird allerdings nicht im SAP ERP (Business Suite) verfügbar sein. Laut Aussage der SAP ist zum jetzigen Zeitpunkt ebenfalls nicht vorgesehen, dass kundeneigene Fragmente angelegt werden können. Inwieweit sich dies auf die Erstellung eigener Formularvorlagen auswirken wird, muss erprobt werden.

Fragment im Livecycle Designer erstellen

BRFplus – die neue Nachrichtensteuerung

Eine weitere, neue Technologie ist die Ausgabenverwaltung auf Basis von BRFplus, die als ganzheitliche Ausgabensteuerung vorherige Frameworks wie die Nachrichtensteuerung, die Druck-Workbench und das Post Processing Framework ersetzen soll. Das BRFplus-Framework selbst ist keine neue Technologie, allerdings wurde es zuvor nicht für Ausgabenverwaltung eingesetzt. Wenn anstelle der BRFplus-basierten Ausgabensteuerung die alte Nachrichtensteuerung eingesetzt werden soll, kann dies in einigen Anwendungsfällen per SAP Note implementiert werden.

Fazit

Adobe ist und bleibt die primäre Formulartechnologie in Bezug auf SAP und seine Produkte. Inwieweit sich die neue Cloud-Lösung Forms by Adobe gegenüber der on-Premise Variante Adobe Forms bzw. IFbA auf dem Markt durchsetzen wird, muss langfristig beobachtet werden. Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile, die für jeden Kunden individuell diskutiert werden müssen. Dass SAP nunmehr kein konkretes Datum für das Support-Ende von SAPscript nennt, war überraschend. S/4 HANA wäre meiner Meinung nach als technologischer Meilenstein ideal für die Abkündigung von SAPscript gewesen. Besonders freue ich mich aber auf die BRFplus-basierende Ausgabenverwaltung und die (Wieder-)Einführung von Fragmenten in SAP-Formularen.

Wie schätzen Sie die Zukunft von Adobe hinsichtlich SAP ERP (Business Suite) und S/4 HANA ein? Arbeiten Sie bereits mit BRFplus, wenn auch in einem anderen Umfeld? Denken Sie, dass sich Eclipse als ganzheitliche Entwicklungsumgebung, insbesondere in Bezug auf den Livecycle Designer, durchsetzen wird? Wenn Sie Anmerkungen, Fragen oder allgemeines Feedback haben, können Sie gerne die Kommentarfunktion unseres Blogs benutzen.

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In SAP gibt es sehr viele Fachbegriffe, die auf den ersten Blick nicht verständlich sind. Es werden Abkürzungen verwendet, die für Außenstehende nicht nachvollziehbar sind. Doch das Verständnis ist notwendig, um effektiv arbeiten zu können. Sie müssen wissen, wofür die Begriffe stehen und was sie bedeuten. Mit diesem Begriffslexikon verstehen Sie endlich die wichtigsten Begriffe aus dem Formularumfeld.

Formulare: Begriffe und Abkürzungen

Effektive Kommunikation braucht eine gemeinsame Sprache. Im Formular- und SAP-Umfeld hat sich eine bestimmte Fachterminologie herausgebildet, die Entwicklern und Beratern die Arbeit erleichert. Damit Sie in Zukunft mitreden können, haben wir eine Übersicht der wichtigsten technologieunabhängigen und technologiespezifischen Begriffe mit ihren Übersetzungen aufgelistet.

Technologieunabhängige Begriffe

Absatz

Ein Absatz ist ein Textabschnitt, der in mehrere Blöcke untergliedert wurde. Ein Absatz kann auch formatiert werden, indem dieser mit einer bestimmten Schriftgröße oder -farbe versehen wird.

Codeinitialisierung

In der Codeinitalisierung eines Formulars kann das Verhalten des Formulars bei dessen Initialisierung beeinflusst werden. Dort können beispielsweise Daten nachgeladen werden, die für die Anzeige im Formular benötigt werden. Ich empfehle Ihnen, möglichst keine Änderungen in der Codeinitialisierung durchzuführen, da eine solche unsaubere Programmierung im Formularumfeld später zu Problemen führen kann.

Fenster/ Window

Ein Fenster ist das Arbeitsumfeld des Entwicklers. Er kann mehrere Fenster gleichzeitig offen haben, damit er zwischen unterschiedlichen Aufgaben hin- und herwechseln kann. Ein Fenster kann beispielsweise für die Bearbeitung im Layout genutzt werden, während ein anderes Fenster für die Bearbeitung der Datenschnittstelle genutzt wird.

Formroutine

Eine Formroutine dient zur Verarbeitung von Programmlogik. Dort können Daten für ein Formular ermittelt oder verändert werden. In der Formroutine wird mit ABAP gearbeitet.

Schnittstelle/Interface

Eine Schnittstelle wird im Formularumfeld benötigt, um es mit Daten zu versorgen. Die Schnittstelle wird mit Daten befüllt, die aus ABAP stammen. Der Aufbau der Schnittstelle wird im Data  Dictionary festgelegt.

SE63

SE63 ist der Name einer Transaktion, die zum Übersetzen geeignet ist. In dieser Transaktionen können beispielsweise Textbausteine übersetzt werden. Dadurch kann ein Objekt in mehreren Sprachen verfügbar gemacht werden.

SO10

SO10 ist der Name einer Transaktion, mit der SAPscript-Textbausteine im System angelegt werden können. Der Name suggeriert, dass solche Textbausteine nur für SAPscript verwendbar sind. Diese können jedoch in allen Formulartechnologien verwendet werden.

Stil

Mit einem Stil kann pauschal festgelegt werden, wie die Formatierung eines Textes aussieht. Ein Stil kann auf ein Formular oder einzelne Abschnitte des Formulars angewendet werden.

Wird ein Stil für einen ausgewählten Bereich festgelegt, muss die Formatierung für den Text nicht manuell übernommen werden. Somit kann eine Formatierung leicht auf mehrere Textblöcke übernommen werden. Für Smartformes können beispielsweise Smartstyles angelegt werden.

Textbaustein

Ein Textbaustein ist ein Objekt, in dem Text hinterlegt werden kann. In SAP können SAPscript-Textbausteine mit der Transaktion SO10 und Smartforms-Textbausteine mit der Transaktion SMARTFORMS angelegt werden.

Tracen

Mit einem Trace kann ein Objekt überwacht werden. In SAP existiert ein Systemtrace, der mit der Transaktion ST05 aufgerufen wird. Dadurch können alle Aktionen, die im Hintergrund des Systems laufen, protokolliert werden.

Auch für Formulare kann ein Trace angefertigt werden. Mithilfe eines Traces kann eine genauere Analyse eines Formulars erfolgen. Dieses Hilfsmittel kann bei der Fehlersuche in Formularen sehr hilfreich sein.

SAPscript

SE71

Mit der Transaktion SE71 wird in SAP der Form Painter geöffnet. Damit können SAPscript-Formulare erstellt oder geändert werden.

Smartforms

Smartforms

Der Begriff Smartforms hat mehrere Bedeutungen. In der Transaktion SMARTFORMS können Smartforms-Formulare, Smartforms-Schnittstellen und Smartforms-Textbausteine angelegt werden.

Smartforms ist zum einen eine Formulartechnologie, die neben SAPscript und Adobe Forms zum Einsatz kommt. Zum anderen sind Smartforms-Textbausteine eine andere Möglichkeit (neben SAPscript-Textbausteinen), Texte in Formularen darzustellen. Dies kann technologieunabhängig erfolgen, ist also nicht auf Smartforms-Formulare beschränkt.

Adobe Forms

ADS

ADS ist die Abkürzung für Adobe Document Service. Damit sind die Dienste gemeint, die für die Erzeugung von Adobe Forms im Hintergrund notwendig sind. Der ADS ist unter anderem für die Generierung von PDF-Dateien zuständig.

Datenbindung

Mithilfe einer Datenbindung bekommen Felder einen Wert aus SAP zugewiesen. Dadurch wissen die Felder im Formular, woher die Werte aus dem Formularkontext stammen. Das Formular wird bei der Generierung aus den Feldern im Formularkontext befüllt.

Dynamisch/Statisch

Ein statisches Adobe Forms wird nur einmal generiert. Bei der einmaligen Generierung wird beispielsweise das Layout so festgelegt, dass es anschließend nicht mehr auf Änderungen reagiert.

Ein dynamisches Adobe Forms kann gegebenenfalls mehrfach generiert werden. Dort können einzelne Objekte, wie z. B. Tabellenzeilen, ein- und ausgeblendet oder Farben von Objekten geändert werden. Bei jeder Änderung des Layouts wird das Formular neu gerendert.

Ein statisches PDF-Formular besitzt im Regelfall eine höhere Dateigröße als ein dynamisches PDF-Formular. Dafür wird es auf Serverseite generiert, während dynamische PDF-Formulare erst beim Öffnen der Datei generiert werden. Dadurch benötigen statische PDF-Formulare mehr Zeit bei der Generierung, lassen sich jedoch schneller öffnen als dynamische PDF-Formulare.

Wichtig ist hierbei zu beachten, dass dynamisch und interaktiv zwei unterschiedliche Begriffe mit verschiedenen Bedeutungen haben.

Interaktiv

Ein interaktives Formular (Adobe Interactive Forms) ist ein Formular, das mit Eingaben versehen werden kann. In dieser Datei können beispielsweise Textfelder ausgefüllt werden oder Buttons betätigt werden. Im Gegensatz zu nicht-interaktiven Formulren (z. B. Druckformulare) kann der Inhalt auch nach der Generierung der Datei verändert werden. Der Endanwender, der ein interaktives Formular bedient, kann seine Daten beispielsweise direkt in einen digitalen Überweisungsträger eingeben.

Kontext

Im Formularkontext finden sich alle Elemente, die im Formular später für die Datenbindung verwendet werden können. Der Formularkontext wird unter anderem durch die Schnittstelle befüllt. Nicht verwendete Elemente können im Kontext auf inaktiv gesetzt werden. Inaktive Komponenten können nicht im Formular angezeigt werden.

SFP

Die Transaktion SFP wird benötigt, um ein Adobe Forms zu erstellen oder zu bearbeiten. In dieser Transaktion wird auch die dazugehörige Schnittstelle für das Formular angelegt oder bearbeitet.

XDC

XDC ist ein Dateityp, der Informationen für den Drucker im XML-Format bereithält und auf dem ADS hinterlegt ist. Sie enthält beispielsweise die Druckersprache und die Druckerkommandos. Eine XDC-Datei wird benötigt, damit ein Dokument aus SAP auf dem Drucker ausgegeben wird. Damit kann auch die Schachtsteuerung der Drucker angepasst werden.

XDP

XDP ist ein Datentyp, der das Layout für PDF-Dateien aus dem Adobe LiveCycle Designer speichert. Wenn das Layout eines Adobe Forms aus SAP exportiert wird, wird eine XDP-Datei aus SAP erstellt. Diese Datei enthält das Layout und kann beispielsweise auf lokalen Installationen geöffnet werden. Analog dazu ist es möglich, das Layout eines Formulars lokal zu bearbeiten und die XDP-Datei anschließend in SAP zu importieren.

Ihre Fragen

Haben Sie Fragen zu dieser Übersicht? Fehlen Ihnen noch Begriffe, die Sie aus dem Formularumfeld kennen, aber in dieser Liste nicht finden können? Ich freue mich auf Ihre Gedanken und Anregungen. Schreiben Sie doch einfach einen Kommentar.

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QR-Codes sind mehr als eine nette technische Spielerei. Sie sind vielseitig einsetzbar, nicht nur im B2C, sondern auch im B2B. Im B2B bringen die Codes digitale Informationen direkt an die Produkte und Orte, an denen sie benötigt werden und beschleunigen auf diese Weise zum Beispiel Prozesse in Lager und Logistik.

Wenn ich nach Feierabend durch die Stadt laufe, sehe ich hin und wieder ein paar Geschäfte mit QR-Codes in den Schaufenstern. In diesen QR-Codes können viele verschiedene Informationen vorhanden sein. In einem Geschäft wurde damit geworben, dass ich damit an einem exklusivem Gewinnspiel teilnehmen könnte. Dazu müsse ich nur mein Smartphone rausholen und den QR-Code scannen. Ich muss den Link für diese Seite nicht abtippen, sondern komme mit einem Scan, einem Klick auf die passende Website, obwohl ich nur vor einem gedruckten QR-Code stehe. Da der vorgang nur ein paar Sekunden dauert, bin ich eher bereit am Gewinnspiel teilzunehmen. Im B2C-Umfeld gibt es zahlreiche Möglichkeiten, QR-Coes vor allem im Marketing einzusetzen.

Doch wie kann ich diesen Vorteil im B2B nutzen?

Nutzen von QR-Codes im B2B-Umfeld

Für den Endkunden können QR-Codes beispielsweise bei Gewinnspielen verwendet werden, wie ich eben bereits berichtete. Für die Kundenbindung sind diese gut geeignet, da er einen geringen Aufwand zum Erfassen des QR-Codes hat und damit einen Mehrwert für sich selbst und für Ihr Unternehmen schaffen kann.

In der Industrie können sie zum schnellen Erfassen von Ware genutzt werden. Die QR-Codes können wichtige Informationen transportieren, die für die weitere Bearbeitung der Ware benötigt werden. Handelt es sich beispielsweise um ein Karosseriestück, kann der QR-Code unter anderem die Position und das Modell beinhalten, an dem das Element montiert werden soll. Digital ist der Platz unbegrenzt und es können mehr Informationen dargestellt werden als in einem normalen Barcode.

QR-Codes können leicht auf ein Blatt Papier gedruckt werden. Auf einem Beiblatt, was das dazugehörige Dokument beschreibt, können die Informationen hinterlegt werden. Das kann sich für Tickets oder auch für Visitenkarten eignen. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig.

Kann ich QR-Codes in SAP generieren und anzeigen lassen?

Ja, das geht. In Adobe Forms besteht die Möglichkeit, dass ich diese direkt in das Layout einbinden kann. Beim Festlegen des Inhalts kann dort automatisch der passende QR-Code generiert werden. Im Formular kann ich daher einfach festlegen, an welcher Position und welchen Inhalt ich gerne auf meinem QR-Code hätte.

Bei SAPscript und Smartforms ist dies leider nicht ganz so einfach. Dafür müssen einige Vorbereitungen getroffen werden, ehe ein QR-Code dort generiert und abgebildet werden kann. Wir können Ihnen dabei helfen, diese auch für diese Formulartechnologien verfügbar zu machen.

Ihre Erfahrungen mit QR-Codes

Welche Erfahrungen haben Sie bereits mit QR-Codes gemacht? Wie oft kommen diese bei Ihnen zum Einsatz? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen. Bei Fragen und Anregungen können Sie gerne einen Kommentar hinterlassen.

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Ausgangssituation

In Ihrer Fachabteilung ist das Chaos ausgebrochen. Es ist kurz vor Weihnachten und die Rechnungen für das abgelaufene Jahr müssen versendet werden. Aus diesem Grund herrscht momentan Hochbetrieb, damit die Rechnungen noch auf das Budget von diesem Jahr verbucht werden.

Doch dieses Jahr ist alles anders. Die Rechnung zeigt nicht das an, was dort stehen soll. Bei den Rechnungsdaten hat jemand die Zahlungsinformationen geändert. Keiner aus der Fachabteilung besitzt einen Entwicklerschlüssel. Warum war es überhaupt möglich, dass auf dem Produktivsystem andere Texte vorhanden sind als auf dem Entwicklungs- und Qualitätssystem?

Problemlösung

Nach intensiver Recherche und Problemsuche konnten die Schwachstellen ausfindig gemacht werden. Das Formular wurde mit SO10-Textbausteinen befüllt. Der Ersteller des Formulars kannte damals nur diese Art von Textbausteinen. Das Problem hierbei ist, dass zum Ändern von SO10-Texten kein Entwicklerschlüssel benötigt wird und nur die Berechtigung für die Transaktion SO10 zum Ändern dieser Textbausteine ausreicht. Jeder Benutzer, der im Produktivsystem auf die Transaktion SO10 zugreifen kann, kann theoretisch den Text innerhalb dieser Bausteine beliebig ändern und alle Dokumente im Produktivsystem verändern, die auf SO10-Texte zugreifen.

Unsere Anleitung: Text im Formular ausgeben

Mit dieser Anleitung zeige ich Ihnen, welche Möglichkeiten Sie – neben den SO10-Textbausteinen – beim Einbinden von Text haben. Dabei gehe ich auf die Möglichkeiten in SAPscript, Smartforms und Adobe Forms ein. Zudem gehe ich auf die Vor- und Nachteile der einzelnen Möglichkeiten ein. Damit können Sie vermeiden, dass Sie derartige Probleme auf Ihrem System bekommen.

Download: Howto „Texte im Formular einbinden“ [PDF]

Ihr Mehrwert

Mithilfe der Anleitung erhalten Sie in Kürze eine Übersicht, welche Textarten und -bausteine vorhanden sind. Sie können selbst entscheiden, welche Variante für Ihre Formulare am Besten geeignet bist. Sie haben eine kompakte Übersicht über Verwendungsmöglichkeiten von Textarten für alle Formulartechnologien.

Welche Möglichkeiten nutzen Sie, um Ihren Text in ein Formular einzubinden? Kennen Sie weitere Lösungen, die sich bei Ihnen bewährt haben? Haben Sie bereits positive oder negative Erfahrungen mit bestimmten Textarten gemacht? Hinterlassen Sie hierzu doch einen Kommentar. Ich bin sehr auf Ihr Feedback gespannt!

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